Managed Services oder Break-Fix: Welches Modell passt zu Ihrem Betrieb?
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Veröffentlicht: 30. Juli 2026 · Lesezeit: ca. 12 Minuten
Der Drucker streikt, der Server reagiert nicht mehr, und zwei Mitarbeiterinnen können nicht auf ihre Dateien zugreifen. Ihr bisheriger IT-Dienstleister ist erst am Nachmittag erreichbar – und stellt hinterher drei Stunden Arbeitszeit in Rechnung. Nachdem das innerhalb eines Quartals zum dritten Mal passiert, stellt sich der Geschäftsführer eines metallverarbeitenden Betriebs die naheliegende Frage: Gibt es eigentlich eine verlässlichere Lösung?
Diese Situation ist kein Einzelfall. Viele Betriebe arbeiten seit Jahren nach demselben Muster: IT-Probleme entstehen, ein Techniker kommt, die Rechnung folgt. Planbarkeit sieht anders aus. Gleichzeitig werben immer mehr Anbieter mit „Managed Services“ – monatliche Pauschale, alles inklusive, proaktive Betreuung. Klingt gut. Aber was steckt wirklich dahinter, und für wen lohnt sich das?
Die Wahl des richtigen Betreuungsmodells gehört zu den folgenreichsten IT-Entscheidungen, die ein Betrieb treffen kann – und dennoch wird sie häufig nebenbei getroffen. Ob ein IT Systemhaus auf Stundenbasis abrechnet oder eine monatliche Flatrate anbietet, klingt nach einer reinen Kostenfrage. In der Praxis ist es deutlich mehr: Es geht um Reaktionszeiten, Verantwortlichkeit und darum, wer bei einem ernsthaften Vorfall wirklich haftet.
Die Bedrohungslage macht die Entscheidung drängender. Der Schaden durch Cyberangriffe auf deutsche Unternehmen ist zuletzt auf 266,6 Milliarden Euro gestiegen – ein Anstieg von 29 Prozent gegenüber dem Vorjahr (Bitkom / Verfassungsschutz 2024). Wer sein Betreuungsmodell nicht bewusst wählt, riskiert im Ernstfall nicht nur Ausfallzeit, sondern auch ungeklärte Verantwortung.
Dieser Artikel vergleicht beide Modelle – Managed Services und Break-Fix – ehrlich und ohne Schönfärberei. Sie erfahren, welche Vertragsklauseln Sie kennen müssen, wann welches Modell wirklich passt, und wie Sie sich vor einem Vendor Lock-in schützen, der Sie langfristig bindet.
| Kennzahl | Wert | Quelle |
|---|---|---|
| Schaden durch analoge und digitale Wirtschaftsspionage in Deutschland | 266,6 Mrd. € (+ 29 % ggü. Vorjahr) | Bitkom / Verfassungsschutz 2024 |
| Anteil des IT-Sicherheitsbudgets am IT-Gesamtbudget (Ø deutsche Unternehmen) | 17 % (2023: 14 %, 2022: 9 %) | Bitkom Wirtschaftsschutz-Studie 2024 |
| Anteil der Cyberangriffe, die sich gegen KMU richten | 80 % aller angezeigten Fälle | BSI Lagebericht 2024 |
| Anteil der KMU an allen deutschen Unternehmen | 99,3 % | Statistisches Bundesamt 2024 |
Die Ausgangssituation: Vor welcher Entscheidung Sie stehen
Wenn ein Betrieb ein IT Systemhaus sucht oder den bestehenden Dienstleister wechseln möchte, stößt er früher oder später auf zwei grundlegende Betreuungsphilosophien. Die eine lautet: Sie zahlen, wenn etwas kaputt ist. Die andere: Sie zahlen eine feste Monatssumme – und der Dienstleister sorgt dafür, dass möglichst wenig kaputtgeht. Der Unterschied klingt simpel, zieht aber weitreichende Konsequenzen nach sich.
Bevor Sie Angebote einholen, lohnt es sich, den eigenen Bedarf klar zu umreißen. Ein Büro mit 15 Arbeitsplätzen, das hauptsächlich mit Office und einem lokalen Server arbeitet, hat andere Anforderungen als ein produzierender Betrieb mit mehreren Standorten, Maschinenanbindung und Schichtbetrieb. Wer diesen Unterschied nicht schriftlich festgehalten hat, vergleicht am Ende Äpfel mit Orangen – und wundert sich, warum das günstigste Angebot im Alltag trotzdem teuer wird.
Konkrete Fragen, die Sie vorab beantworten sollten:
- Wie viele Arbeitsplätze und Geräte sollen betreut werden – und wie viele kommen in den nächsten zwei Jahren hinzu?
- Welche Systeme sind geschäftskritisch – also: was darf wie lange ausfallen?
- Nutzen Mitarbeiter bereits Cloud-Dienste, und wenn ja, kontrolliert oder unkontrolliert?
- Gibt es laufende Compliance-Anforderungen (DSGVO, Branchenregeln, NIS2)?
- Wie ist Ihr aktuelles IT-Budget strukturiert – eher investiv oder kostenorientiert?
Diese Fragen sind keine Formalität. Wer sie beantwortet, geht in jedes Gespräch mit einem IT Systemhaus vorbereitet und kann Angebote tatsächlich vergleichen. Für eine strukturierte Übersicht, was moderne IT-Infrastruktur & Gerätebetreuung – TTG GmbH heute umfasst, lohnt ein Blick auf die Leistungsübersicht.
Hinweis: Wer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter den Einsatz von KI-Tools wie Copilot oder ChatGPT erlaubt, hat seit Anfang dieses Jahres eine zusätzliche Pflicht: Artikel 4 des EU AI Acts verpflichtet Betreiber, nachweisbare KI-Kompetenzen sicherzustellen. Auch das gehört heute in die Anforderungsklärung, bevor ein Dienstleister ausgewählt wird – denn nicht jedes IT Systemhaus begleitet seine Kunden dabei.
Managed Services: Was wirklich dahintersteckt
Managed Services bedeutet: Ein IT Systemhaus übernimmt definierte IT-Aufgaben dauerhaft und proaktiv – gegen eine monatliche Pauschale. Dazu gehören typischerweise Monitoring, Patch-Management, Antivirus, Backup-Überwachung, Helpdesk und ein vereinbartes Reaktionszeitfenster. Was genau enthalten ist, steht im Service Level Agreement (SLA) – und genau dort liegt sowohl der Wert als auch die Falle dieses Modells.
Der größte Vorteil: Probleme werden erkannt, bevor sie eskalieren. Ein Managed-Service-Anbieter sieht zum Beispiel, wenn ein Festplattenspeicher gegen null läuft oder ein Sicherheits-Patch auf mehreren Geräten aussteht – und handelt, ohne dass Sie anrufen müssen. Das reduziert ungeplante Ausfälle spürbar.
Aktuell unterstreicht die Praxis, wie wichtig proaktives Patch-Management ist: Im Juli 2026 wurden in Ciscos Firewall-Verwaltungssoftware fest einprogrammierte Zugangsdaten entdeckt, die aktiv von Angreifern ausgenutzt wurden – das sofortige Einspielen von Updates war zwingend erforderlich (heise Security: Backdoor in Ciscos Firewall-Software). Wer auf ein reaktives Modell setzt, erfährt von solchen Lücken oft erst dann, wenn es zu spät ist.
Typische Stärken des Managed-Service-Modells:
- Planbare Kosten: feste Monatspauschale, keine Überraschungsrechnungen
- Proaktive Betreuung: Updates, Monitoring und Backupprüfung laufen automatisiert
- Klare Verantwortlichkeit: der Dienstleister trägt Verantwortung für den vereinbarten Betrieb
- Skalierbarkeit: neue Arbeitsplätze lassen sich einfach zubuchenStärken
Die Grenzen des Modells sollten Sie ebenfalls kennen:
- Qualitätsunterschiede sind enorm – was „Managed Services“ heißt, ist nicht standardisiert
- Schlechte SLAs binden Sie an einen mittelmäßigen Anbieter, ohne echten Hebel
- Vendor Lock-in ist real: proprietäre Tools, fehlende Dokumentation und lange Kündigungsfristen können einen Anbieterwechsel extrem aufwändig machen
- Marktübliche Pauschalen für kleine Betriebe liegen bei ca. 50–150 € pro Arbeitsplatz und Monat (Richtwert ohne Primärbeleg – zur Orientierung)
Die IT-Dienstleistungen der TTG GmbH zeigen, wie ein solches Modell für mittelständische Betriebe konkret strukturiert werden kann.
Break-Fix: Flexibilität mit Preis
Das Break-Fix-Modell ist das ältere und in vielen Betrieben noch immer verbreitete Prinzip: Etwas geht kaputt, Sie rufen an, ein IT Systemhaus kommt – und stellt Stunden plus Material in Rechnung. Kein Vertrag, keine Pauschale, keine Verpflichtung. Für manche Betriebe klingt das nach maximaler Freiheit.
Tatsächlich hat das Modell echte Vorteile in bestimmten Konstellationen. Ein Betrieb mit sehr stabiler, kaum veränderlicher IT-Umgebung, wenig Fluktuation und niedrigem Sicherheitsbedarf kann damit gut fahren – sofern der Dienstleister schnell erreichbar ist und faire Stundensätze berechnet.
In der Praxis zeigen sich aber strukturelle Schwächen:
- Reaktiv statt präventiv: Probleme werden erst behandelt, wenn sie aufgetreten sind – Prävention ist nicht Teil des Modells.
- Kein Monitoring: Niemand überwacht, ob Backups tatsächlich funktionieren oder Sicherheits-Patches ausstehen – außer Sie selbst.
- Unplanbare Kosten: Ein einzelner Serverausfall kann schnell mehrere tausend Euro Aufwand erzeugen, die nicht im Budget standen.
- Interessenkonflikt: Ein Dienstleister, der pro Stunde abrechnet, verdient mehr, wenn mehr schiefgeht – das ist kein Vorwurf, aber eine strukturelle Realität, die Sie kennen sollten.
Das BSI – Sichere Clients für KMU empfiehlt ausdrücklich regelmäßige Patch-Zyklen und kontinuierliches Monitoring als Grundschutzmaßnahmen. Beides lässt sich im reinen Break-Fix-Ansatz schwer sicherstellen.
Für Betriebe, die das Break-Fix-Modell beibehalten möchten, gibt es dennoch Maßnahmen, die das Risiko begrenzen:
- Schriftliche Vereinbarung über Reaktionszeiten und Stundensätze – auch ohne Vollvertrag
- Eigene Dokumentation der IT-Umgebung führen, damit ein Wechsel des Dienstleisters jederzeit möglich bleibt
- Regelmäßige Backup-Tests selbst veranlassen und protokollieren
- Mindestens einmal jährlich prüfen, ob aktuelle Sicherheitsupdates auf allen Geräten aufgespielt sind
Unserer Einschätzung nach reicht das Break-Fix-Modell für die meisten Betriebe ab zehn Arbeitsplätzen mittelfristig nicht aus – nicht weil es teurer ist, sondern weil es keine strukturierte Verantwortlichkeit schafft. Wer mit sensiblen Kundendaten arbeitet oder gesetzliche Meldepflichten zu erfüllen hat, braucht mehr als eine Rufnummer für den Notfall. Die ISO/IEC 27001-Anforderungen, die ein ISO/IEC 27001 zertifiziertes IT Systemhaus wie TTG GmbH erfüllt, spiegeln genau diese Anforderungen wider.
Direkte Gegenüberstellung: Wann lohnt sich welches Modell?
Kein Modell ist grundsätzlich besser – aber für Ihren Betrieb gibt es mit hoher Wahrscheinlichkeit eine klarere Empfehlung. Die folgende Tabelle fasst zusammen, wann welches Modell sinnvoll ist. Sie können sie als erste Orientierung nutzen, bevor Sie mit einem IT Systemhaus sprechen.
| Ihre Situation | Empfehlung | Begründung |
|---|---|---|
| Bis 5 Arbeitsplätze, kaum Veränderung, kein Kundendaten-Handling | Break-Fix möglich | Geringer laufender Aufwand, überschaubare Risiken |
| 6–50 Arbeitsplätze, DSGVO-Relevanz, Kundendaten oder Buchhaltung digital | Managed Services empfohlen | Proaktive Betreuung und klare Verantwortung entscheidend |
| Mehrere Standorte oder Homeoffice-Nutzer | Managed Services notwendig | Monitoring über verteilte Infrastruktur nicht anders handhabbar |
| Branche mit Meldepflichten (Gesundheit, Energie, Behörden) | Managed Services + SLA-Eskalation | Dokumentation und Incident-Prozesse vertraglich erforderlich |
| Bestehender Dienstleister, gute Beziehung, faire Abrechnung | Hybrid prüfen | Kombination aus Pauschalbetreuung + Projekt-Stunden möglich |
Ein häufig übersehener Aspekt: Nicht nur das Modell, auch der Vertrag entscheidet. Achten Sie bei jedem Angebot eines IT Systemhaus auf folgende Punkte, bevor Sie unterschreiben:
- Exit-Klausel: Können Sie mit drei Monaten Frist wechseln, oder binden Sie sich für mehrere Jahre?
- Datenmigration: Wer eignet sich Ihre Konfigurationen, Dokumentationen und Backup-Daten an – Sie oder der Dienstleister?
- Eskalationsweg: Was passiert, wenn der vereinbarte Reaktionszeitraum überschritten wird – gibt es eine Vertragsstrafe?
- Preisentwicklung: Ist die Pauschale für die Vertragslaufzeit festgeschrieben oder einseitig anpassbar?
Vendor Lock-in entsteht häufig nicht durch böse Absicht, sondern durch fehlende Vereinbarungen. Proprietäre Backup-Lösungen, fehlende Dokumentation der Infrastruktur und eingescannte statt maschinenlesbare Konfigurationsdaten sind die häufigsten Fallen, die einen Anbieterwechsel teuer machen. Schützen Sie sich: Bestehen Sie auf vollständiger Übergabedokumentation und prüfen Sie, ob Ihre Daten in einem portablen Format vorliegen. Für konkrete Orientierung zu sicherer Hardware-Verwaltung für KMU – TTG GmbH steht unser Team gern zur Verfügung.
Was die Praxis zeigt: Erfahrungen aus Betrieben der Region
Ein Handwerksbetrieb aus unserer Region – rund 20 Mitarbeitende, mehrere Außendienstmitarbeiter mit Tablets – arbeitete jahrelang nach dem Break-Fix-Prinzip. Die Kosten wirkten gering, weil Rechnungen nur sporadisch kamen. Erst als ein Ransomware-Vorfall den Betrieb für zwei Tage lahmlegte und keine aktuellen Backups vorlagen, wurde klar: Die „günstige“ Lösung war in Summe die teuerste. Nach dem Wechsel zu einem Managed-Service-Modell mit definierter Backup-Überwachung und Reaktionszeit-SLA blieben solche Unterbrechungen aus.
Ein Steuerberatungsbüro aus derselben Region hatte das gegenteilige Problem: einen Managed-Service-Vertrag mit einer langen Laufzeit und ohne Exit-Klausel. Als die Servicequalität nachließ, war ein Wechsel rechtlich kaum möglich – und die Infrastrukturdokumentation lag ausschließlich beim Dienstleister. Das ist ein klassisches Lock-in-Szenario, das sich mit dem richtigen Vertragsrahmen verhindern lässt.
Diese Erfahrungen decken sich mit dem, was der Bitkom zur digitalen Infrastruktur in mittelständischen Betrieben beschreibt: Investitionen in IT-Sicherheit steigen zwar – aber strukturierte Betreuungskonzepte fehlen in vielen Betrieben noch immer.
Als ISO/IEC 27001-zertifiziertes IT Systemhaus mit über 25 Jahren Erfahrung als regionaler IT-Partner begleiten wir solche Übergänge regelmäßig. Die ISO-Zertifizierung bedeutet dabei nicht nur ein Qualitätssignal – sie verpflichtet uns zu nachweisbaren Prozessen bei Incident-Management, Datensicherung und Risikobewertung. Das unterscheidet uns von Anbietern, die Managed Services ohne definierten Qualitätsrahmen anbieten.
Konkrete Empfehlungen aus der Praxis:
- Verlangen Sie beim Onboarding eine vollständige Bestandsaufnahme Ihrer IT – schriftlich und für Sie zugänglich
- Testen Sie Backup-Wiederherstellungen mindestens einmal jährlich – lassen Sie sich das Ergebnis dokumentieren
- Fragen Sie beim Erstgespräch konkret: „Was waren Ihre letzten drei Schritte bei einem Ransomware-Verdacht bei einem Kunden?“
- Lassen Sie sich Referenzkunden aus Ihrer Branche nennen und sprechen Sie tatsächlich mit ihnen
Die Über TTG GmbH – Ihr IT-Partner seit über 25 Jahren Seite gibt Ihnen einen Überblick über unsere Leistungen und unsere Verankerung als IT Systemhaus in der Region.
Unsere Einschätzung: Welches Modell für welchen Betrieb
Nach allem, was wir in der täglichen Arbeit mit Handwerkern, Praxen, Steuerkanzleien und produzierenden Betrieben erleben, lässt sich eine klare Einschätzung formulieren: Das Break-Fix-Modell funktioniert als Ergänzung, aber selten als Hauptmodell – zumindest nicht für Betriebe, die verlässlich arbeiten müssen.
Das liegt nicht daran, dass Stundenabrechnungen per se schlecht wären. Es liegt daran, dass IT heute kein Infrastrukturthema mehr ist, das man einmal einrichtet und dann laufen lässt. Patches, Sicherheitslücken, neue Geräte, Mitarbeiterwechsel, Cloud-Dienste – das erfordert kontinuierliche Aufmerksamkeit. Ein reaktives Modell bildet das strukturell nicht ab.
Für Betriebe in Duderstadt und der gesamten Region gilt: Suchen Sie ein IT Systemhaus, das lokal erreichbar ist, schriftliche SLAs anbietet und Ihnen die vollständige Infrastrukturdokumentation zu jeder Zeit zugänglich macht. Letzteres ist kein Nice-to-have – es ist Ihr Schutz vor einem teuren Anbieterwechsel.
Worauf Sie bei der finalen Entscheidung achten sollten:
- Managed Services lohnen sich ab ca. 10 Arbeitsplätzen in fast allen Fällen – die Planbarkeit allein rechtfertigt die Pauschale
- Wählen Sie einen Anbieter, der Ihre IT dokumentiert und diese Dokumentation Ihnen gehört
- Prüfen Sie, ob der Anbieter Erfahrung mit Ihrer Branche hat – ein Systemhaus, das hauptsächlich Einzelhändler betreut, ist kein idealer Partner für eine Arztpraxis
- Fragen Sie explizit nach KI-Governance: Brauchen Sie Unterstützung beim Umsetzen einer schriftlichen KI-Richtlinie für Ihr Team?
Wer sich unsicher ist, ob das aktuelle Modell noch passt, oder wer einen Wechsel prüft: Ein konkretes Erstgespräch kostet nichts und bringt schnell Klarheit. Sprechen Sie uns an – Hardware-Migration jetzt planen lassen – und schildern Sie Ihre aktuelle Situation. Wir zeigen Ihnen auf Basis Ihrer Anforderungen, welches Modell für Ihre Betriebsgröße und Ihre Branche wirklich Sinn ergibt.
Ihre Checkliste: So starten Sie jetzt
- Dokumentieren Sie Ihre aktuelle IT-Umgebung schriftlich: Anzahl Arbeitsplätze, Betriebssysteme, Server, Cloud-Dienste und kritische Anwendungen.
- Definieren Sie Ihre Anforderungen an Reaktionszeit: Wie lange darf Ihr Betrieb ohne IT auskommen – Stunden, Tage?
- Prüfen Sie Ihren bestehenden IT-Vertrag auf Kündigungsfristen, Exit-Klauseln und Eigentümerschaft der Infrastrukturdokumentation.
- Stellen Sie sicher, dass alle Arbeitsplätze mit aktuellen Sicherheitsupdates versorgt sind – insbesondere Browser, Remote-Tools und Firewalls (aktuell: Chrome-Update mit 370 geschlossenen Lücken, TeamViewer-2FA-Umgehung unter macOS).
- Holen Sie mindestens zwei schriftliche Angebote ein und vergleichen Sie SLAs konkret: Reaktionszeit, Eskalationsweg, Preisstabilität.
- Sprechen Sie mit Referenzkunden der Anbieter – fragen Sie nach einem konkreten Vorfall und wie er gelöst wurde.
- Klären Sie mit Ihrem IT-Dienstleister, ob Ihre Backup-Wiederherstellung regelmäßig getestet und dokumentiert wird.
- Prüfen Sie, ob eine schriftliche KI-Richtlinie für Ihr Team erforderlich ist, wenn Mitarbeitende Tools wie Copilot oder ChatGPT nutzen.
Häufig gestellte Fragen
Was kostet ein Managed-Service-Vertrag für einen Betrieb mit 15 Arbeitsplätzen ungefähr?
Als grobe Orientierung liegen marktübliche Pauschalen für kleine Betriebe bei etwa 50 bis 150 Euro pro Arbeitsplatz und Monat – je nach Leistungsumfang, Reaktionszeitgarantie und Sicherheitsanforderungen. Das entspricht bei 15 Arbeitsplätzen einer monatlichen Spanne von 750 bis 2.250 Euro. Diese Zahlen sind Richtwerte ohne Primärbeleg; ein konkretes Angebot sollte immer auf Basis Ihrer tatsächlichen Anforderungen erstellt werden.
Kann ich meinen bestehenden IT-Dienstleister einfach wechseln?
Das hängt stark vom Vertrag ab. Viele Break-Fix-Verhältnisse lassen sich ohne Weiteres beenden. Bei Managed-Service-Verträgen ist die Lage komplizierter: Lange Laufzeiten, fehlende Exit-Klauseln und proprietäre Toolsets können einen Wechsel teuer und aufwändig machen. Lassen Sie den Vertrag vor einer Kündigung prüfen und klären Sie, in welchem Format Ihre Infrastrukturdaten und Backups vorliegen – das entscheidet über den Migrationsaufwand.
Brauche ich als kleiner Handwerksbetrieb wirklich einen Managed-Service-Anbieter?
Nicht zwingend – aber die Entscheidung hängt davon ab, wie kritisch Ihre IT-Systeme für den Tagesbetrieb sind. Wenn Ihre Auftragsplanung, Buchhaltung oder Kundenkommunikation digital läuft und ein Ausfall mehrere Stunden oder Tage Konsequenzen hätte, ist eine strukturierte Betreuung sinnvoll. Wer hingegen nur einen einzelnen PC für die Buchhaltung betreibt und einen zuverlässigen Backup-Prozess hat, kommt mit Break-Fix aus.
Was ist Vendor Lock-in – und wie schütze ich mich dagegen?
Vendor Lock-in bezeichnet die Abhängigkeit von einem einzelnen Anbieter, die einen Wechsel faktisch unmöglich oder sehr teuer macht. Typische Ursachen: proprietäre Backup-Formate, fehlende Dokumentation der IT-Konfiguration, lange Vertragslaufzeiten ohne Exit-Option. Schutz bieten drei Maßnahmen: Bestehen Sie auf vollständiger Infrastrukturdokumentation in Ihrem Besitz, vereinbaren Sie kurze Kündigungsfristen und klären Sie vor Vertragsabschluss, in welchen Formaten Ihre Daten gespeichert werden.
Welche Meldepflichten gelten bei einem Cyberangriff auf meinen Betrieb?
Seit dem Frühjahr 2025 gelten in Deutschland verschärfte Meldepflichten für Sicherheitsvorfälle, die aus dem NIS2-Umsetzungsgesetz resultieren. Ob Ihr Betrieb direkt betroffen ist, hängt von Branche und Größe ab. Sprechen Sie mit Ihrem IT-Dienstleister, ob entsprechende Incident-Dokumentationsprozesse vorhanden sind, und ziehen Sie bei Unklarheiten einen auf IT-Recht spezialisierten Berater hinzu. Die TTG GmbH unterstützt Kunden bei der Erstprüfung dieser Anforderungen.
Martin Trappe ist Geschäftsführer der TTG Daten- und Bürosysteme GmbH in Dingelstädt. Mit über 25 Jahren Erfahrung im IT-Mittelstand betreut er kleine und mittelständische Unternehmen in Nordthüringen, Eichsfeld und Südniedersachsen. Die TTG GmbH ist ISO/IEC 27001 zertifiziert – dem höchsten Standard für Informationssicherheit.
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