Drucker, Kopierer und Sicherheit: Was in vielen Unternehmen täglich übersehen wird
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Veröffentlicht: 01. August 2026 · Lesezeit: ca. 12 Minuten
Wann haben Sie zuletzt geprüft, ob Ihre Drucker und Multifunktionsgeräte aktuelle Firmware haben – oder überhaupt wissen, welche Firmware aufgespielt ist? Und wissen Sie, was auf der Festplatte Ihres Bürokopiergeräts gespeichert ist, wenn es irgendwann ausgetauscht oder zurückgegeben wird?
Die meisten Unternehmer antworten auf diese Fragen ehrlich: Nein, das haben sie noch nie überprüft. Das ist kein Vorwurf – es ist die Regel. Drucker und Kopierer laufen, bis sie nicht mehr laufen. Und genau diese Selbstverständlichkeit macht sie zu einem blinden Fleck in der IT-Sicherheit.
Wer glaubt, das sei ein Problem nur großer Konzerne, täuscht sich. Gerade in kleinen und mittleren Betrieben stehen netzwerkfähige Geräte oft jahrelang im Einsatz, ohne dass jemand Zugriffsrechte gesetzt, Netzwerkverbindungen geprüft oder Druckaufträge mit sensiblen Inhalten abgesichert hat.
Druck- und Kopiertechnik ist in jedem Betrieb präsent – aber selten Chefsache. Dabei entscheidet die richtige Aufstellung bei Geräten, Software und Sicherheit darüber, ob Ihr Büroalltag reibungslos läuft oder ob ein unbeachteter Netzwerkdrucker zur Schwachstelle wird.
Der Markt gibt den Rahmen vor: Allein in Deutschland wurden zuletzt rund 2,8 Millionen Drucker, Scanner und Multifunktionsgeräte pro Jahr abgesetzt (Statista 2023) – bei einem Gesamtumsatz von knapp 500 Millionen Euro im Segment Drucker und Kopierer. Die Geräte sind überall. Die Frage ist, ob sie richtig eingebunden, gewartet und abgesichert sind.
Dieser Artikel fasst zusammen, was wir in der Beratung immer wieder beobachten: welche Fehler sich wiederholen, wo echte Risiken entstehen und was Sie konkret tun können – von der Druckkostenanalyse über Sicherheitseinstellungen bis zur Vorbereitung auf die E-Rechnungspflicht ab 2027.
Was uns in der Beratung zur Druck- und Kopiertechnik immer wieder begegnet
Wenn wir in einem neuen Kundenbetrieb die IT-Infrastruktur aufnehmen, gehören Drucker und Kopierer zu den Bereichen, bei denen wir fast immer Nachholbedarf feststellen. Nicht weil die Geräte schlecht wären – sondern weil sie über Jahre hinweg gewachsen sind, ohne dass jemand die Gesamtsituation überblickt hat.
Typisch ist folgendes Bild: Im Büro steht ein Netzwerkmultifunktionsgerät, das seit Jahren zuverlässig druckt, scannt und kopiert. Daneben gibt es noch einen alten Tintenstrahldrucker vom Arbeitsplatz eines Mitarbeiters, einen weiteren Laserdrucker im Lager und vielleicht noch ein Gerät aus einer früheren Abteilung, das eigentlich niemand mehr braucht. Jedes Gerät hat seinen eigenen Toner, eigene Wartungsverträge – oder gar keinen. Die monatlichen Druckkosten? Kennt niemand genau.
Was bei den Druck- und Softwarelösungen der TTG GmbH regelmäßig als erster Schritt steht, ist eine schlichte Bestandsaufnahme: Wie viele Geräte laufen im Netzwerk? Wie hoch ist das monatliche Druckvolumen je Gerät? Was kosten Toner, Papier und Reparaturen zusammen – nicht pauschal, sondern pro Gerät?
Diese Aufnahme lässt sich intern mit einer einfachen Excel-Tabelle erledigen. Was dabei oft ans Licht kommt, überrascht regelmäßig: Geräte, die kaum genutzt werden, aber laufende Kosten verursachen. Toner, der für abgekündigte Modelle bevorratet wird. Und Geräte, die im Netzwerk erreichbar sind, aber keine Zugriffsrechte haben.
Unsere Empfehlungen für den Einstieg:
- Alle aktiven Drucker und Multifunktionsgeräte im Netzwerk inventarisieren – IP-Adresse, Modell, Alter, monatliches Volumen
- Druckkosten pro Gerät dokumentieren: Toner, Papier, Strom, Wartung
- Geräte ohne erkennbaren Zweck identifizieren und gezielt hinterfragen
- Festlegen, wer im Unternehmen für die Druck- und Kopiertechnik verantwortlich ist
- Prüfen, ob aktuelle Herstellerverträge noch zum tatsächlichen Nutzungsverhalten passen
Wer in Göttingen oder der näheren Umgebung nach einer strukturierten Analyse seiner Druckinfrastruktur sucht, kann das auch ohne externen Berater beginnen – mit einer halbtägigen internen Bestandsaufnahme, die erstaunlich viel Klarheit schafft.
Typische Ausgangssituation: Wie die meisten Unternehmen in das Thema hineinstolpern
Die wenigsten Unternehmen haben ihre Druck- und Kopiertechnik jemals strategisch geplant. Sie ist gewachsen – Gerät für Gerät, Abteilung für Abteilung. Das ist kein Versagen, das ist die Realität in Betrieben, die ihren Fokus auf ihr Kerngeschäft legen.
Das Ergebnis dieser gewachsenen Strukturen ist fast immer dasselbe: zu viele Geräte, zu hohe Gesamtkosten, zu wenig Übersicht. Der deutsche Markt für Drucker und Kopierer erzielte zuletzt einen Jahresumsatz von knapp 500 Millionen Euro (Statista 2024) – ein erheblicher Teil davon entfällt auf Ersatzgeräte und Nachfolgebeschaffungen, die ohne Bedarfsanalyse getroffen wurden.
Wenn wir mit Betrieben sprechen, die erstmals ihre Druckinfrastruktur analysieren wollen, stellen wir immer wieder dieselben Ausgangspunkte fest:
- Mehrere Einzeldrucker laufen parallel zu einem Multifunktionsgerät – ohne klare Aufgabentrennung
- Tonerkosten werden nicht dem jeweiligen Gerät zugeordnet, sondern pauschal als Bürobedarf verbucht
- Wartungsverträge existieren für manche Geräte, für andere nicht – oder sind längst abgelaufen
- Die IT-Betreuung der Drucker liegt zwischen „macht der Hersteller“ und „macht niemand“
- Miet- oder Leasingmodelle wurden nie ernsthaft geprüft, weil „das war schon immer so“
Gerade bei der Entscheidung Kauf versus Miete lohnt eine nüchterne Kalkulation. Wer monatlich wenig druckt, fährt mit einem Pay-per-Page-Modell oft günstiger – weil Wartung, Toner und Geräteaustausch im Preis enthalten sind. Wer hohe Volumen hat, profitiert häufig von Kaufgeräten mit eigenem Wartungsvertrag. Eine pauschale Antwort gibt es hier nicht.
Die IT-Infrastruktur & Hardwarebetreuung der TTG GmbH umfasst genau diese Analyse: Bestand aufnehmen, Modelle vergleichen, langfristige Kosten gegenüberstellen – bevor eine neue Investition getroffen wird.
| Situation | Empfehlung | Warum |
|---|---|---|
| Geringes Druckvolumen (< 500 Seiten/Monat) | Miet-/Abomodell prüfen | Planbare Kosten, kein Tonermanagement, Gerät immer aktuell |
| Hohes Volumen, stabile Prozesse | Kauf mit Wartungsvertrag | Langfristig günstiger, volle Kontrolle über Gerät und Daten |
| Wachsender Betrieb, unklarer Bedarf | Leasing mit Optionsverlängerung | Flexibilität bei Gerätetausch, Kapitalbindung vermeiden |
Sicherheit wird unterschätzt: Wenn der Drucker zum Einfallstor wird
Der häufigste Fehler, den wir im Zusammenhang mit Druck- und Kopiertechnik beobachten, ist kein technischer – es ist ein gedanklicher: Drucker werden nicht als vollwertige Netzwerkgeräte behandelt. Dabei verfügen moderne Multifunktionsgeräte über Betriebssysteme, Festplatten, WLAN-Module und Netzwerkdienste – und sind damit genauso angreifbar wie jeder andere Rechner im Büronetz.
Das BSI – Sicherheit von Druckern und MFPs weist explizit darauf hin, dass ungesicherte Drucker als Angriffspunkte für Netzwerkeinbrüche, Datenlecks und Spionage genutzt werden können. Die Empfehlungen der Behörde sind klar: Firmware aktualisieren, Standardpasswörter ändern, nicht benötigte Dienste deaktivieren.
Hinzu kommt ein aktuell relevanter Punkt: Mit dem Juli-2026-Patchday hat Microsoft die Priorisierung von IPP-Klassentreibern verschärft. Das bedeutet, dass Netzwerkdrucker in Windows-Umgebungen möglicherweise nicht mehr korrekt erkannt werden oder auf den falschen Treiber zurückfallen. Bevor das in Ihrem Betrieb im laufenden Betrieb auffällt, sollten Sie nach dem Microsoft-Patchday alle Netzwerkdrucker auf korrekte Treibererkennung prüfen.
Und noch ein Aspekt, der in der Praxis selten bedacht wird: Was passiert mit dem Gerät, wenn es zurückgegeben oder entsorgt wird? Die interne Festplatte eines Multifunktionsgeräts speichert Druckaufträge, Scan-Historien und Faxnachrichten – oft über Monate. Wer das Gerät einfach zurückgibt, gibt diese Daten mit.
Konkrete Maßnahmen, die Sie jetzt umsetzen können:
- Firmware aller Drucker und Multifunktionsgeräte auf aktuellen Stand prüfen und aktualisieren
- Standardpasswörter der Geräteverwaltungsoberfläche ändern
- Zugriffsrechte einrichten: Wer darf drucken, wer darf scannen, wer darf Konfigurationen ändern?
- Pull-Printing aktivieren, wenn das Gerät es unterstützt – Druckauftrag wird erst nach Authentifizierung am Gerät ausgegeben
- Festplatten vor Geräterückgabe oder -entsorgung sicher löschen oder zerstören lassen
- Netzwerksegmentierung prüfen: Steht der Drucker im selben Netzwerksegment wie Ihre Buchhaltungssoftware?
Wer für seine Druck- und Kopiertechnik nicht nur Verfügbarkeit, sondern auch Datensicherheit sicherstellen will, findet bei den sicheren Drucklösungen für KMU der TTG GmbH einen strukturierten Einstieg.
Dokumentenmanagement und DSGVO: Der zweithäufigste blinde Fleck
Nach der Sicherheit auf Netzwerkebene ist das zweithäufigste Problem, das wir bei Druck- und Kopiertechnik antreffen, die fehlende Verbindung zwischen Scanfunktion und Dokumentenmanagement. Viele Geräte können scannen – aber wohin die Scans gehen, wie sie benannt, gespeichert und gelöscht werden, ist selten geregelt.
Das ist nicht nur ein Effizienzproblem. Es ist ein DSGVO-Thema. Wer personenbezogene Dokumente – Bewerbungen, Krankschreibungen, Rechnungen mit Bankdaten – in einen ungesicherten Netzwerkordner scannt, der für alle Mitarbeiter zugänglich ist, verstößt möglicherweise gegen das Prinzip der Datensparsamkeit und der Zugriffsbeschränkung.
Verschärft wird das durch die E-Rechnungspflicht, deren nächste Ausbaustufe ab 1. Januar 2027 greift. Bis dahin müssen Unternehmen in der Lage sein, elektronische Rechnungen im strukturierten Format zu empfangen und zu verarbeiten. Das bedeutet nicht, dass Papierrechnungen sofort verschwinden – aber der Druck auf Scan- und Archivierungsprozesse wächst. Wer heute noch keine klare Dokumentenführung hat, sollte das jetzt angehen, nicht kurz vor dem Stichtag.
Die Verbindung zwischen Multifunktionsgerät, Scanworkflow und digitaler Ablage ist technisch lösbar – aber sie muss bewusst geplant werden. Einfach „in den Netzwerkordner scannen“ reicht nicht aus.
- Definieren Sie Scan-Ziele und Ordnerstrukturen, bevor Mitarbeiter anfangen zu scannen
- Stellen Sie sicher, dass Zugriffsrechte auf Scan-Zielordner der Datensensibilität entsprechen
- Prüfen Sie, ob Ihr Multifunktionsgerät OCR-Texterkennung unterstützt – das erleichtert spätere Suche und Archivierung erheblich
- Evaluieren Sie eine DMS-Anbindung (Dokumentenmanagementsystem) für strukturierte Ablage und revisionssichere Archivierung
- Klären Sie mit Ihrem Steuerberater oder Rechtsbeistand, welche Aufbewahrungsfristen für digitale Dokumente gelten
Als ISO/IEC 27001 zertifiziertes Systemhaus begleitet die TTG GmbH auch die Konzeption datenschutzkonformer Scan- und Archivierungsworkflows – vom Gerät bis zur gesicherten Ablage. Wer die Anforderungen ab 2027 kennen möchte, findet eine kompakte Übersicht zur E-Rechnungspflicht beim Bitkom.
Was sich in der Praxis verändert, wenn man es richtig angeht
Ein Handwerksbetrieb aus unserer Region kam mit einem vermeintlich einfachen Anliegen zu uns: Der Drucker im Büro druckte zu langsam, und der Toner war ständig leer. Was wir vorfanden, war eine Druckinfrastruktur aus vier Einzelgeräten verschiedener Hersteller, verteilt auf drei Räume – jedes mit eigenem Toner, keines mit geregelten Zugriffsrechten, zwei davon ohne aktuelle Firmware.
Nach der Konsolidierung auf ein zentrales Multifunktionsgerät mit geregeltem Wartungsvertrag, aktiviertem Pull-Printing und einer klaren Scan-Zielstruktur war das Ergebnis spürbar: weniger Wartungsaufwand, geringerer Stromverbrauch, und – was die Geschäftsführung am meisten überraschte – deutlich klarere monatliche Druckkosten durch das Pay-per-Page-Modell.
Was in solchen Projekten darüber hinaus fast immer sichtbar wird: Die Sicherheitslage verbessert sich erheblich, wenn Druck- und Kopiertechnik genauso behandelt wird wie andere Netzwerkgeräte. Firmware-Updates, Netzwerksegmentierung und die sichere Löschung von Gerätespeichern vor Rückgabe sind Maßnahmen, die keinen großen Aufwand erfordern – aber erhebliche Risiken ausschließen.
Das BSI empfiehlt in seinen Leitlinien für Drucker und MFPs ausdrücklich, Geräte in einem separaten Netzwerksegment zu betreiben und regelmäßige Sicherheitsüberprüfungen einzuplanen. Diese Empfehlung deckt sich vollständig mit dem, was wir in der Praxis als wirksam erleben.
Als ISO/IEC 27001 zertifizierter IT-Partner mit über 25 Jahren Erfahrung im regionalen Mittelstand hat die TTG GmbH in zahlreichen Projekten erlebt, dass die Optimierung der Druck- und Kopiertechnik häufig der Ausgangspunkt für eine breitere IT-Strukturierung ist – weil sie Fragen aufwirft, die dann auch andere Bereiche betreffen. Mehr über unsere Herangehensweise finden Sie unter Über TTG GmbH – Ihr IT-Systemhaus in Nordthüringen.
- Geräteflotte konsolidieren: Mehrere Einzeldrucker durch ein zentrales MFP ersetzen
- Miet- oder Pay-per-Page-Modell kalkulieren – besonders bei schwankendem Druckvolumen
- Sicherheitsmaßnahmen nach BSI-Empfehlung umsetzen: Firmware, Passwörter, Segmentierung
- Scan-Ziele und Zugriffsrechte klar definieren – vor dem ersten Einsatz, nicht danach
- Gerätespeicher vor Rückgabe oder Entsorgung professionell löschen lassen
Unser konkreter Rat: Was Sie als nächstes tun sollten
Wer seine Druck- und Kopiertechnik bis hierhin kritisch betrachtet hat, kennt jetzt die typischen Schwachstellen. Der nächste Schritt muss kein großes Projekt sein – er beginnt mit einer halbtägigen Bestandsaufnahme.
Verschaffen Sie sich zunächst einen Überblick: Welche Geräte laufen in Ihrem Netzwerk, welche werden wie oft genutzt, und welche monatlichen Kosten entstehen je Gerät? Diese Grundlage fehlt in erstaunlich vielen Betrieben – und ohne sie ist jede Kaufentscheidung ein Schuss ins Blaue.
Gleichzeitig empfehlen wir, die Sicherheitsseite nicht auf die lange Bank zu schieben. Dass Drucker als IT-Sicherheitsrisiko ernst genommen werden müssen, zeigt sich auch darin, dass aktuelle Schwachstellen – ob in Windows-Treibern, Gerätesoftware oder Netzwerkprotokollen – regelmäßig auftauchen. Wer seine Geräte kennt, kann schneller reagieren.
Für Betriebe in der Region Göttingen und darüber hinaus gilt dasselbe, was wir überall beobachten: Der Handlungsbedarf ist real, der Aufwand für erste Maßnahmen ist überschaubar – und die Wirkung spürbar.
Konkret empfehlen wir:
- Bestandsaufnahme aller aktiven Drucker und Multifunktionsgeräte durchführen (intern, max. halber Tag)
- Firmware-Status aller Geräte prüfen und aktualisieren
- IPP-Treiber nach dem Microsoft-Patchday Juli 2026 auf korrekte Funktion testen
- Scan-Ziele und Zugriffsrechte überprüfen und dokumentieren
- Kauf-vs.-Miete-Entscheidung für ältere Geräte neu bewerten
- Scan- und Druckworkflow auf die E-Rechnungspflicht ab 2027 vorbereiten
- Gerätespeicher-Löschung vor Rückgabe als festen Prozess verankern
Wenn Sie wissen möchten, wo Ihre Druck- und Kopiertechnik konkret steht und was als nächstes sinnvoll ist, sprechen Sie uns an: Drucker und Software anfragen.
Ihre Checkliste: So starten Sie jetzt
- Inventarisieren Sie alle aktiven Drucker und Multifunktionsgeräte im Netzwerk – Modell, IP-Adresse, Alter, monatliches Volumen (Aufwand: ca. 2–3 Stunden).
- Dokumentieren Sie die Druckkosten je Gerät: Toner, Papier, Strom, Wartung – getrennt, nicht pauschal.
- Prüfen Sie den Firmware-Stand jedes Geräts und spielen Sie verfügbare Updates ein.
- Ändern Sie die Standardpasswörter aller Geräteverwaltungsoberflächen, sofern das noch nicht erfolgt ist.
- Testen Sie alle Netzwerkdrucker auf korrekte Treibererkennung nach dem Microsoft-Patchday Juli 2026 – insbesondere IPP-Klassentreiber.
- Überprüfen Sie Scan-Zielordner auf Zugriffsrechte: Wer kann welche gescannten Dokumente einsehen?
- Bewerten Sie Ihre Geräteflotte auf Konsolidierungspotenzial: Lassen sich mehrere Einzeldrucker durch ein zentrales MFP ersetzen?
- Planen Sie die Anpassung Ihrer Scan- und Druckworkflows für die E-Rechnungspflicht ab 1. Januar 2027 – jetzt, nicht im Dezember 2026.
Häufig gestellte Fragen
Wie gefährlich sind Drucker wirklich als Sicherheitsrisiko?
Moderne Netzwerkdrucker und Multifunktionsgeräte sind vollwertige Netzwerkendpunkte mit eigenem Betriebssystem, Festplatte und Netzwerkdiensten. Ungesicherte Geräte können als Einfallstor für Netzwerkeinbrüche genutzt werden, gespeicherte Druckaufträge können ausgelesen werden, und bei Geräterückgabe ohne vorherige Löschung gelangen sensible Daten in fremde Hände. Das BSI stuft dieses Risiko als relevant ein – auch für kleine Betriebe.
Lohnt sich ein Mietmodell für Drucker wirklich – oder ist Kaufen günstiger?
Das hängt von Volumen und Planungshorizont ab. Bei weniger als 500 Seiten monatlich sind Pay-per-Page-Modelle häufig günstiger, weil Toner, Wartung und Gerätetausch im Preis enthalten sind. Bei höherem Volumen und stabilen Prozessen amortisiert sich ein Kaufgerät mit eigenem Wartungsvertrag schneller. Entscheidend ist eine ehrliche Bedarfsanalyse vor der Unterschrift – nicht das Angebotsblatt des Händlers.
Was bedeutet die E-Rechnungspflicht 2027 konkret für meinen Druckeralltag?
Ab 2027 müssen Unternehmen im B2B-Bereich elektronische Rechnungen in strukturierten Formaten empfangen können. Das reduziert den Papiereingang – bedeutet aber nicht, dass das MFP überflüssig wird. Scan- und Archivierungsprozesse bleiben relevant, müssen aber angepasst werden: Dokumente müssen strukturiert erfasst, zugriffsgeschützt abgelegt und revisionssicher archiviert werden. Wer das frühzeitig plant, hat deutlich weniger Aufwand als kurz vor dem Stichtag.
Müssen wir die Festplatte des Druckers wirklich löschen, bevor wir ihn zurückgeben?
Ja – und das ist keine Frage des Aufwands, sondern der DSGVO-Pflicht. Multifunktionsgeräte speichern Druckaufträge, Scan-Historien und Faxnachrichten auf internen Speichermedien. Wer ein Leasinggerät zurückgibt oder ein altes Gerät entsorgt, ohne den Speicher zu löschen, gibt möglicherweise personenbezogene Daten weiter. Die meisten Hersteller bieten eine integrierte Löschfunktion an – alternativ kann ein IT-Dienstleister die sichere Löschung dokumentiert durchführen.
Was hat der Microsoft-Patchday Juli 2026 mit unseren Druckern zu tun?
Microsoft hat mit dem Juli-2026-Update die Priorisierung von IPP-Klassentreibern in Windows verändert. Das kann dazu führen, dass Netzwerkdrucker nach dem Update nicht mehr korrekt erkannt werden oder auf einen falschen Treiber zurückfallen – mit Einschränkungen beim Drucken oder Funktionsverlust. Prüfen Sie alle Netzwerkdrucker nach dem Update auf korrekte Funktion und aktualisieren Sie Herstellertreiber, wenn nötig. Ihr IT-Dienstleister kann das zentral für die gesamte Flotte übernehmen.
Martin Trappe ist Geschäftsführer der TTG Daten- und Bürosysteme GmbH in Dingelstädt. Mit über 25 Jahren Erfahrung im IT-Mittelstand betreut er kleine und mittelständische Unternehmen in Nordthüringen, Eichsfeld und Südniedersachsen. Die TTG GmbH ist ISO/IEC 27001 zertifiziert – dem höchsten Standard für Informationssicherheit.
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