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Managed Services: Die 5 häufigsten Fragen – ehrlich und vollständig beantwortet

Inhaltsverzeichnis

Veröffentlicht: 02. August 2026 · Lesezeit: ca. 12 Minuten

Aktuell machen gleich mehrere Sicherheitsmeldungen die Runde, die zeigen, wie schnell selbst gut aufgestellte Betriebe unter Druck geraten können: Im Juli 2026 meldete heise Security, dass russische Akteure eine Lücke in Outlook Web Access aktiv ausnutzen – Schadcode wird bereits beim bloßen Anzeigen einer E-Mail ausgeführt. Gleichzeitig schloss Google 370 Sicherheitslücken in Chrome, darunter sieben kritische.

Für viele Inhaber und Geschäftsführer stellt sich in solchen Momenten dieselbe Frage: Wer kümmert sich eigentlich darum, dass diese Patches bei Ihnen rechtzeitig eingespielt werden? Wer prüft, ob Ihre OWA-Konfiguration betroffen ist? Genau hier setzt das Konzept externer IT-Betreuung an – und genau hier entstehen die meisten Fragen, Missverständnisse und manchmal auch Enttäuschungen.

Managed Services – also die dauerhafte Auslagerung definierter IT-Aufgaben an einen externen Dienstleister – sind längst kein Thema mehr, das nur Konzerne beschäftigt. Gleichzeitig kursieren rund um dieses Modell hartnäckige Halbwahrheiten: zu teuer, zu pauschal, zu wenig Kontrolle. Dieser Artikel räumt damit auf.

Der Bedarf ist real: Mit rund 109.000 offenen IT-Stellen in Deutschland (Bitkom, August 2025) ist es für die überwiegende Mehrheit der kleinen und mittleren Unternehmen schlicht keine realistische Option, qualifiziertes IT-Personal intern aufzubauen. Der Markt für Managed Services wächst entsprechend – allein in Deutschland erzielten IT-Partner in diesem Segment zuletzt Umsätze von über 22 Milliarden US-Dollar (Cisco/Canalys, September 2023).

Doch Wachstumszahlen helfen Ihnen wenig, wenn Sie wissen wollen, ob sich das Modell für Ihren konkreten Betrieb rechnet – und was Sie bei der Anbieterauswahl und im Vertrag wirklich beachten müssen. Die folgenden fünf Fragen beantwortet dieser Artikel so direkt, wie wir es in unseren Beratungsgesprächen auch tun.

KennzahlWertQuelle
Umsatz mit Managed Services (IT-Partner DE, 2022)22,2 Mrd. USD (+15,5 % ggü. Vorjahr)Cisco/Canalys, Sept. 2023
Deutsche Unternehmen, die Cloud Computing nutzen81 %Bitkom, 2023 (via Deeken Group)
Offene IT-Stellen in Deutschlandca. 109.000Bitkom, Aug. 2025 (via drweb.de)
Unternehmen, die weiteren IT-Fachkräftemangel erwarten79 %Bitkom, Aug. 2025 (via drweb.de)

Warum dieses Thema so viele Fragen aufwirft

Warum dieses Thema so viele Fragen aufwirft – Managed Services

Managed Services sind in der Fachwelt seit Jahren etabliert – in der Praxis kleiner und mittelständischer Unternehmen aber häufig noch mit Skepsis besetzt. Das liegt nicht an mangelndem Interesse, sondern an der Art, wie das Thema meistens kommuniziert wird: aus Anbieterperspektive, mit Fokus auf Funktionsumfang und Hochglanz-Versprechen, selten aber aus der Einkäuferperspektive eines Unternehmers, der wissen will, wo er wirklich besser gestellt ist – und wo nicht.

Typische Unsicherheiten, die uns in Erstgesprächen begegnen:

  • „Ich weiß nicht, was im Preis drinsteckt“ – Pauschalverträge klingen günstig, bis Zusatzleistungen auf Stundenbasis abgerechnet werden.
  • „Ich verliere die Kontrolle über meine IT“ – Ein weit verbreiteter Reflex, der mit einem klaren SLA-Vertrag größtenteils hinfällig wird.
  • „Das lohnt sich doch erst ab einer gewissen Betriebsgröße“ – Unsere Erfahrung zeigt das Gegenteil: Gerade Betriebe mit 5 bis 30 Arbeitsplätzen profitieren überproportional.
  • „Wir haben das bisher auch so hinbekommen“ – Stimmt oft – bis ein Patch fehlt, ein Ransomware-Angriff trifft oder eine NIS2-Prüfung ansteht.

Hinzu kommt: Viele Betriebe in unserer Region haben bislang keine strukturierte Bestandsaufnahme ihrer IT-Kosten gemacht. Wer nicht weiß, was interne IT-Betreuung inklusive Ausfallzeiten, Mitarbeiterstunden und verpasster Updates tatsächlich kostet, kann keinen sinnvollen Vergleich anstellen. Die IT-Förderberatung der TTG GmbH beginnt deshalb immer mit genau dieser Bestandsaufnahme – nicht mit einer Angebotspräsentation.

Ein Handwerksbetrieb aus Heilbad Heiligenstadt, den wir begleiten, hatte jahrelang einen halbzeitigen Mitarbeiter mit IT-Aufgaben betraut, der eigentlich für die Auftragsabwicklung zuständig war. Erst als die versteckten Opportunitätskosten sichtbar wurden – rund 12 Stunden pro Monat für Updates, Fehlerbehebung und Backup-Kontrolle – ergab die Umstellung auf ein Managed-Services-Modell einen klaren betriebswirtschaftlichen Sinn.

Was ist eigentlich inbegriffen – und was nicht?

Das ist die Frage, die uns Geschäftsführer am häufigsten stellen – und die häufigste Quelle späterer Enttäuschungen, wenn sie nicht präzise beantwortet wird. Die ehrliche Antwort: Es kommt vollständig auf den Vertrag an, und „Managed Services“ ist kein geschützter Begriff mit festem Leistungsumfang.

Was typischerweise enthalten ist – aber aktiv abgefragt werden sollte:

  • Monitoring und Fernwartung von Servern, Clients und Netzwerkkomponenten
  • Patch-Management für Betriebssysteme und Standardsoftware
  • Backup-Überwachung (aber: Restore-Tests sind oft Zusatzleistung – explizit anfragen!)
  • Helpdesk mit definierter Reaktionszeit, z. B. 4 Stunden bei kritischen Störungen
  • Regelmäßige Reporting-Berichte über den Systemzustand

Was häufig nicht enthalten ist, aber erwartet wird:

  • Vor-Ort-Einsätze – diese werden oft nach Stunden abgerechnet, auch bei „Flatrate“-Verträgen
  • Projektarbeit (Serverumzüge, neue Standorte, Software-Rollouts)
  • Lizenzmanagement für Drittanbieter-Software
  • Compliance-Dokumentation für NIS2 oder DSGVO
  • Telefonunterstützung außerhalb der Geschäftszeiten, sofern kein 24/7-SLA vereinbart

Unsere klare Empfehlung: Verlangen Sie vor Vertragsabschluss eine schriftliche Leistungsbeschreibung, die explizit auch Ausschlüsse nennt. Ein Anbieter, der auf diese Frage ausweicht, ist kein gutes Zeichen. Die Managed Services der TTG GmbH werden deshalb mit klar definierten Service-Katalogen und transparenten SLA-Dokumenten angeboten – ohne Überraschungen auf der nächsten Rechnung.

Wichtig auch: Unterscheiden Sie zwischen Monitoring (jemand schaut hin) und Management (jemand handelt). Viele günstige Angebote bieten ersteres, kaum aber letzteres. Ein gemeldeter kritischer Patch, der dann zwei Wochen wartet, bis ein Techniker Zeit hat, schützt Sie nicht.

Wie funktioniert die Fernwartung technisch – und ist das sicher?

Die technische Frage dahinter ist berechtigt: Wenn ein externer Dienstleister dauerhaften Zugriff auf Ihre Systeme hat, wie ist das abgesichert? Und wie wird verhindert, dass dieser Zugang selbst zum Angriffsziel wird?

Aktuell ist das keine rein theoretische Überlegung: Im Juli 2026 wurde bekannt, dass TeamViewer für macOS unter bestimmten Bedingungen eine Umgehung der Zwei-Faktor-Authentifizierung ermöglicht. Fernwartungssoftware ist ein reales Angriffsziel – und die Qualität der eingesetzten Tools sowie deren Konfiguration macht den Unterschied.

Was ein seriöser Managed-Services-Anbieter technisch sicherstellt:

  • Verschlüsselte Verbindungen für alle Remote-Zugriffe (kein unverschlüsseltes RDP offen im Internet)
  • Mehrstufige Authentifizierung (MFA) für Techniker-Zugänge – auch bei internen Werkzeugen
  • Rollenbasierte Zugriffsrechte: Kein Techniker hat mehr Rechte, als für seine Aufgabe nötig
  • Audit-Logs: Jeder Fernzugriff wird protokolliert und ist für Sie nachvollziehbar
  • Aktuelle Fernwartungssoftware: Patches für die eingesetzten Tools müssen genauso konsequent eingespielt werden wie für Ihre eigenen Systeme

Stellen Sie Ihrem Anbieter vor Vertragsabschluss gezielt diese Fragen – und verlangen Sie schriftliche Antworten. Wer auf technische Details ausweicht, hat möglicherweise auch keine dokumentierten Prozesse dahinter.

Zu den Rahmenbedingungen: Das BSI IT-Grundschutz-Kompendium enthält konkrete Maßnahmen für den sicheren Betrieb von Fernwartungszugängen – auch für kleine Organisationen. Diese Standards sollten Teil jedes professionellen Managed-Services-Angebots sein. Die Geförderte IT-Sicherheitslösungen – TTG GmbH zeigt, wie sich Sicherheitsstandards und wirtschaftliche Förderung kombinieren lassen.

Was kostet das wirklich – inklusive der Posten, die niemand nennt?

Was kostet das wirklich – inklusive der Posten, die niemand nennt? – TTG GmbH Dingelstädt

Pauschalpreise zwischen 40 und 120 Euro pro Nutzer und Monat kursieren in Angeboten – aber diese Zahlen sagen ohne Kontext wenig aus. Entscheidend ist, was genau im Monatsbeitrag enthalten ist und welche Kosten daneben entstehen.

Die häufigsten versteckten Zusatzkosten in der Praxis:

  • Vor-Ort-Stunden: Oft nicht im Grundpreis, sondern zum vollen Stundensatz extra – kalkulieren Sie realistisch 2–4 Stunden pro Quartal für einen typischen Arbeitsplatz
  • Projektaufschläge: Servermigrationen, Office-365-Umstellungen oder neue Mitarbeiter-Onboardings gelten häufig als Projektarbeit außerhalb des Servicescopes
  • Lizenzen: RMM-Tools, Sicherheitssoftware und Backup-Lösungen des Anbieters sind manchmal im Preis – manchmal nicht
  • Eskalationsgebühren: 24/7-Support klingt gut, kostet aber oft erhebliche Aufschläge außerhalb der Geschäftszeiten
  • Exit-Kosten: Datenmigration, Übergabedokumentation und Ablösung proprietärer Tools bei Anbieterwechsel können schnell mehrere Tausend Euro kosten

Zur Frage, welches Preismodell sinnvoller ist: Für die meisten mittelständischen Betriebe empfehlen wir das Per-User-Modell. Es skaliert mit dem Personalwachstum, ist transparent budgetierbar und belohnt keine unnötige Gerätezahl. Das Per-Device-Modell eignet sich nur, wenn Sie viele Geräte mit wenigen Nutzern betreiben – etwa in der Produktion oder im Lager.

ModellGeeignet fürWarum
Per UserBürobetriebe, Dienstleister, PraxenSkaliert mit Mitarbeiterzahl, einfach zu budgetieren
Per DeviceProduktion, Lager, gerätelastige UmgebungenSinnvoll, wenn viele Geräte pro Person im Einsatz
All-inclusive FlatBetriebe mit stabiler, klar definierter ITKalkulierbar – aber Ausschlüsse genau prüfen

Vergessen Sie bei der Kostenrechnung auch die interne Seite nicht: Wie viele Stunden verbringen Ihre Mitarbeiter pro Monat mit IT-Problemen, die eigentlich jemand anderes lösen sollte? Diese Opportunitätskosten tauchen in keiner Angebots-Gegenüberstellung auf – sind aber real. Die ISO/IEC 27001-Zertifizierung der TTG GmbH steht als Qualitätsnachweis dafür, dass die eingesetzten Prozesse und Sicherheitsmaßnahmen einem international anerkannten Standard entsprechen.

Datenschutz und DSGVO: Was gilt wirklich beim IT-Outsourcing?

Dieser Abschnitt räumt mit einem der hartnäckigsten Mythen auf: Viele Geschäftsführer glauben, dass die Auslagerung von IT-Aufgaben an einen externen Dienstleister ihre DSGVO-Verantwortung verringert. Das Gegenteil ist der Fall – und das ist keine Bedrohung, sondern schlicht die Rechtslage, mit der Sie gut umgehen können.

Was gilt wirklich:

  • Ihr Managed-Services-Anbieter verarbeitet personenbezogene Daten Ihrer Mitarbeiter und ggf. Ihrer Kunden – damit ist er zwingend als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO einzustufen
  • Ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) ist Pflicht – kein AVV bedeutet eine bußgeldrelevante Verletzung, unabhängig davon, was im Hauptvertrag steht
  • Verantwortlich bleiben Sie als Auftraggeber – die Rechenschaftspflicht liegt beim Unternehmen, nicht beim Dienstleister
  • Datenverarbeitung außerhalb der EU ist nur unter bestimmten Voraussetzungen zulässig – fragen Sie explizit, wo Ihre Daten gespeichert und verarbeitet werden

Hinzu kommt der regulatorische Druck durch NIS2 und die E-Rechnungspflicht: Beide Anforderungen erzeugen Dokumentations- und Nachweispflichten, die ohne strukturiertes IT-Management kaum erfüllbar sind. Wer diese Compliance-Anforderungen als Leistungsmerkmal in seinen Managed-Services-Vertrag aufnimmt, ist klug beraten – wer voraussetzt, dass der Anbieter das schon macht, erlebt böse Überraschungen.

Unsere Empfehlungen für die Vertragsverhandlung:

  • AVV explizit einfordern und vor Unterzeichnung prüfen lassen
  • Standorte der Rechenzentren und Subauftragnehmer schriftlich bestätigen lassen
  • NIS2- und E-Rechnungs-Compliance als benannte Leistungspunkte in den Scope aufnehmen
  • Regelung für den Datenverlust-/Datenpannenfall (Meldepflicht binnen 72 Stunden!) vertraglich verankern

Weiterführende Orientierung bietet die BAFA – Bundesförderung Wirtschaft und Mittelstand, die auch Beratungsleistungen zur DSGVO-konformen IT-Strukturierung fördert. Informieren Sie sich außerdem direkt bei der IT-Infrastruktur mit Förderung realisieren – TTG GmbH, wie sich rechtssichere Lösungen mit aktuellen Förderprogrammen kombinieren lassen.

Wann lohnt sich ein anderer Weg – und wann nicht?

Managed Services sind kein Allheilmittel – und ein seriöser Berater sagt Ihnen auch, wann sie sich nicht rechnen. Drei Konstellationen, in denen wir zum Abwarten oder zu einem anderen Ansatz raten:

  • Unter 5 Arbeitsplätzen mit sehr stabiler IT: Wenn Ihre Infrastruktur seit Jahren unverändert läuft und keine Compliance-Anforderungen bestehen, kann ein reaktiver Break-Fix-Vertrag günstiger sein
  • Kurzfristige Projektnatur: Für ein einmaliges Server-Upgrade oder eine Cloud-Migration ist ein Projektvertrag sinnvoller als ein dauerhafter Service-Vertrag
  • Bereits vorhandener, gut besetzter IT-Bereich: Wenn Sie eine eigene IT-Abteilung mit klaren Prozessen betreiben, ist Co-Managed IT – also die gezielte Ergänzung durch externe Spezialisten – oft effizienter als eine vollständige Auslagerung

Ein konkretes Beispiel aus unserer Region: Ein Handwerksbetrieb mit 12 Mitarbeitern wollte ursprünglich „alles auslagern“. Nach der gemeinsamen Ist-Analyse stellte sich heraus, dass ein monatlicher Remote-Betreuungsvertrag mit klar definiertem Leistungsumfang – ohne Full-Management – die deutlich bessere Lösung war. Der Betrieb spart so rund 30 Prozent gegenüber einem Vollpaket und hat dennoch garantierte Reaktionszeiten.

Für die Entscheidung hilft auch ein Blick auf Fördermöglichkeiten: Das Programm InnoInvest der Thüringer Aufbaubank (EFRE, läuft bis 2029) fördert Digitalisierungsvorhaben mit bis zu 50.000 Euro – Mindestinvestition 30.000 Euro, Antrag zwingend vor Projektbeginn. Auch die BAFA KI-Beratungsförderung (bis zu 80 % Zuschuss für KI-Beratungsleistungen) ist aktiv und für KMU direkt zugänglich. ZIM-Mittel sind für F&E-intensive Vorhaben eine Option.

Als ISO/IEC 27001-zertifizierter IT-Partner mit über 25 Jahren Erfahrung in der Region begleiten wir Sie bei dieser Einschätzung neutral – auch wenn das Ergebnis lautet, dass Managed Services in Ihrer aktuellen Situation nicht die richtige Wahl sind. Beratungsgespräch unverbindlich anfragen – wir schauen gemeinsam, was Ihrer IT-Situation wirklich entspricht.

Das Wichtigste auf einen Blick

Managed Services bieten kleinen und mittelständischen Unternehmen einen strukturierten Weg, IT-Kompetenz extern einzukaufen – zu kalkulierbaren Kosten und mit definierten Qualitätsstandards. Damit dieser Weg funktioniert, braucht es aber mehr als eine Unterschrift unter einem Pauschalvertrag.

Fünf Punkte, die Sie mitnehmen sollten:

  1. Bestandsaufnahme zuerst. Erfassen Sie Ihre aktuellen IT-Kosten vollständig – inklusive Mitarbeiterzeit, Ausfallzeiten und verpasster Updates. Erst dann können Sie sinnvoll vergleichen.
  2. Der Vertrag entscheidet. Managed Services ist kein Standard-Produkt. Reaktionszeiten, Ausschlüsse, Eskalationspfade und Compliance-Leistungen müssen schriftlich fixiert sein.
  3. Sicherheitsarchitektur hinterfragen. Wie sind Fernzugriffe abgesichert? Wer hat welche Rechte? Gibt es Audit-Logs? Diese Fragen müssen vor Vertragsschluss beantwortet werden – nicht erst nach einem Vorfall.
  4. DSGVO-Pflichten bleiben bei Ihnen. Der AVV ist keine Formalität, sondern gesetzliche Pflicht. Verantwortung und Rechenschaftspflicht verbleiben beim Auftraggeber – immer.
  5. Förderprogramme aktiv nutzen. InnoInvest (TAB/EFRE) und die BAFA KI-Beratungsförderung sind aktiv und können einen erheblichen Teil der Investitionskosten abfedern – aber nur, wenn der Antrag vor Projektbeginn gestellt wurde.

Und ein letzter, ehrlicher Hinweis: Managed Services rechnen sich nur, wenn Ihr Anbieter die vereinbarten Leistungen auch wirklich erbringt. Lassen Sie sich zu Beginn eines Vertragsverhältnisses Referenzkunden nennen und fragen Sie konkret nach Erfahrungen mit kritischen Situationen. Wie hat der Anbieter bei einem tatsächlichen Ausfall reagiert? Die Antwort auf diese Frage verrät mehr als jede Leistungsbeschreibung.

Ihre Checkliste: So starten Sie jetzt

  1. Erfassen Sie alle internen IT-Kosten der letzten 12 Monate – inklusive Mitarbeiterstunden für IT-Aufgaben und dokumentierter Ausfallzeiten.
  2. Prüfen Sie, ob Ihre Outlook Web Access- und Chrome-Installationen aktuell gepatcht sind – entsprechende Sicherheitslücken werden aktiv ausgenutzt (Stand Juli 2026).
  3. Stellen Sie sicher, dass jeder zukünftige IT-Dienstleister einen schriftlichen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) bereitstellt, bevor Daten übertragen werden.
  4. Fragen Sie potenzielle Anbieter schriftlich nach Leistungsausschlüssen, Vor-Ort-Regelungen und Preismodell für Projektarbeit.
  5. Vereinbaren Sie vor Vertragsunterzeichnung, wie und wie oft Backup-Restore-Tests durchgeführt und dokumentiert werden.
  6. Klären Sie Datenmitnahme, Übergabefristen und Abhängigkeiten von Anbieter-Tools für den Fall eines Anbieterwechsels – vertraglich, nicht mündlich.
  7. Prüfen Sie Ihren Förderstatus: InnoInvest (TAB/EFRE) und BAFA KI-Beratungsförderung sind aktiv – aber das Vorabantragsprinzip gilt, handeln Sie vor Projektstart.
  8. Sprechen Sie mit mindestens zwei Referenzkunden Ihres Wunschanbieters über deren Erfahrungen in kritischen IT-Situationen.

Häufig gestellte Fragen

Ab welcher Unternehmensgröße lohnen sich Managed Services?

Eine feste Mitarbeiterzahl gibt es nicht – entscheidend ist die Frage, ob Ihre IT-Anforderungen dauerhaft und verlässlich intern abgedeckt werden können. Unsere Erfahrung zeigt, dass Betriebe ab etwa fünf Arbeitsplätzen häufig von einem externen Betreuungsvertrag profitieren, besonders wenn Compliance-Anforderungen wie DSGVO oder NIS2 hinzukommen. Kleinere Betriebe mit sehr stabiler, kaum veränderlicher IT können mit einem reaktiven Betreuungsvertrag ebenfalls gut fahren.

Kann ich Managed Services wieder kündigen, wenn es nicht passt?

Grundsätzlich ja – aber die Kündigungsmodalitäten variieren stark. Typische Vertragslaufzeiten sind 12 bis 36 Monate, Kündigungsfristen von drei Monaten sind verbreitet. Wichtiger als die Kündigung selbst ist die Exit-Regelung: Was passiert mit Ihren Daten, welche proprietären Tools müssen abgelöst werden, und wie lange dauert eine geordnete Übergabe? Diese Punkte gehören vor Vertragsabschluss schriftlich geregelt – nicht im Streitfall verhandelt.

Wie schnell ist ein Managed-Services-Vertrag eingerichtet?

Ein professionelles Onboarding dauert in der Regel zwei bis sechs Wochen – je nach Komplexität Ihrer bestehenden IT-Infrastruktur. In dieser Zeit werden Bestandsaufnahme, Monitoring-Einrichtung, Dokumentation und SLA-Definitionen abgeschlossen. Rechnen Sie auch mit einer Eingewöhnungsphase: Die ersten sechs Wochen bringen erfahrungsgemäß die meisten Rückfragen und kleinen Justierungen, bevor der Betrieb routinemäßig läuft.

Verliere ich die Kontrolle über meine eigene IT?

Nein – wenn der Vertrag es richtig regelt. Sie bleiben Eigentümer Ihrer Daten und Systeme. Ein guter Managed-Services-Anbieter stellt Ihnen regelmäßige Statusberichte, transparente Audit-Logs und jederzeit einsehbare Dokumentation zur Verfügung. Kontrolle und Auslagerung schließen sich nicht aus – die TTG GmbH beispielsweise arbeitet mit klar definierten Eskalations- und Freigabeprozessen, sodass strategische IT-Entscheidungen beim Unternehmen bleiben.

Was passiert bei einem IT-Ausfall – wer haftet?

Die Haftungsfrage ist komplex und hängt vom SLA-Vertrag ab. Ein Managed-Services-Anbieter haftet in der Regel für die Nicht-Einhaltung vereinbarter Reaktions- und Wiederherstellungszeiten – aber nicht für Schäden, die außerhalb seines Kontrollbereichs entstehen. Wichtig: Prüfen Sie, ob der Anbieter eine Berufshaftpflichtversicherung hat und in welcher Höhe. Außerdem: Schäden durch Ihre eigene fehlende Mitwirkung (z. B. nicht genehmigte Patches) sind typischerweise ausgeschlossen.

Über den Autor
Martin Trappe ist Geschäftsführer der TTG Daten- und Bürosysteme GmbH in Dingelstädt. Mit über 25 Jahren Erfahrung im IT-Mittelstand betreut er kleine und mittelständische Unternehmen in Nordthüringen, Eichsfeld und Südniedersachsen. Die TTG GmbH ist ISO/IEC 27001 zertifiziert – dem höchsten Standard für Informationssicherheit.

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