Ein neuer Mitarbeiter fängt an – und am ersten Tag funktioniert der Drucker nicht. Das kennen viele Betriebe. Die gute Nachricht: Mit dem richtigen Vorgehen ist das Problem in wenigen Minuten gelöst.

Das sollten Sie wissen

Netzwerkdrucker sind im Büro für alle Geräte im selben Netzwerk erreichbar – aber nur dann, wenn der Drucker korrekt eingerichtet ist und das neue Gerät die nötigen Zugriffsrechte hat. Einfach ausgedrückt: Der Drucker ist da, aber er weiß noch nichts vom neuen Computer.

Es gibt zwei typische Wege, wie Drucker im Netzwerk bereitgestellt werden. Entweder hängt der Drucker direkt am Netzwerk und ist über seine IP-Adresse erreichbar – dann muss auf dem neuen Rechner nur der passende Druckertreiber installiert werden. Oder der Drucker wird über einen zentralen Server verwaltet. In diesem Fall kann der Systemadministrator den Drucker gezielt für einzelne Nutzer oder Nutzergruppen freigeben.

Wichtig: Ohne den richtigen Treiber funktioniert auch ein freigegebener Drucker nicht zuverlässig. Achten Sie darauf, dass der Treiber zum Betriebssystem des neuen Geräts passt – also zum Beispiel zur installierten Windows-Version. Viele Druckerhersteller bieten aktuelle Treiber direkt auf ihrer Website zum Download an.

Was das für Sie bedeutet

Für Ihren Büroalltag heißt das: Planen Sie die Druckereinrichtung am besten schon vor dem ersten Arbeitstag eines neuen Kollegen ein. Erstellen Sie eine kurze interne Checkliste, auf der steht, welche Drucker im Haus vorhanden sind, wo die Treiber zu finden sind und wer die Freigaben erteilen darf. So vermeiden Sie unnötige Wartezeiten und Frust am ersten Tag. Ein Beispiel aus der Praxis: In einem Steuerbüro mit fünf Mitarbeitern wurde ein neues Notebook für eine Aushilfe eingerichtet – ohne vorbereitete Treiber und Freigaben dauerte die Druckereinrichtung fast eine Stunde. Mit einer einfachen Checkliste wäre das in unter zehn Minuten erledigt gewesen.

Wenn Sie möchten, dass neue Mitarbeiter vom ersten Tag an reibungslos arbeiten können – sprechen Sie uns an. Wir helfen Ihnen, Ihre IT-Einrichtung so vorzubereiten, dass der nächste Einstieg wirklich glatt läuft.