XRechnung oder ZUGFeRD? Was hinter der Wahl des richtigen E-Rechnungsformats wirklich steckt
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Veröffentlicht: 20. August 2026 · Lesezeit: ca. 11 Minuten
„Wir schicken unsere Rechnungen schon seit Jahren als PDF per E-Mail – das hat doch immer funktioniert.“ Diesen Satz hören wir in Beratungsgesprächen regelmäßig. Und er stimmt sogar: Es hat funktioniert. Bis die Rechtslage es nicht mehr erlaubt.
Dahinter steckt kein bürokratischer Selbstzweck. Wer die E-Rechnung Pflicht kennt, versteht schnell, dass das klassische PDF – ohne eingebettete XML-Daten – im B2B-Bereich schlicht nicht mehr zählt. Die Frage ist also nicht mehr ob, sondern wie Ihr Betrieb umsteigt. Und genau da beginnt die eigentliche Entscheidung: XRechnung oder ZUGFeRD?
Die E-Rechnung Pflicht ist seit dem 1. Januar 2025 Realität: Jedes Unternehmen im B2B-Bereich muss strukturierte elektronische Rechnungen empfangen können – unabhängig von Größe oder Branche. Wer das noch nicht sichergestellt hat, läuft auf eine gesetzliche Anforderung zu, die nicht verhandelbar ist. Rechtsgrundlage ist das Wachstumschancengesetz, das § 14 UStG neu gefasst hat.
Doch mit der Empfangspflicht hört die Aufgabe nicht auf. Ab 2027 gilt die Versandpflicht für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Jahresumsatz, ab 2028 für alle. Wer jetzt noch kein E-Rechnungsformat gewählt hat, verliert wertvolle Vorbereitungszeit – denn Implementierungen dauern je nach Betriebsgröße zwischen vier Wochen und sechs Monaten.
Dieser Artikel vergleicht die beiden zulässigen Hauptformate XRechnung und ZUGFeRD: Was steckt hinter jedem Ansatz, welche Stärken und Grenzen haben sie, und welches Format passt zu Ihrem Betrieb? Sie finden eine klare Gegenüberstellung, Praxiseinblicke und konkrete Empfehlungen – ohne Fachchinesisch.
| Kennzahl | Wert | Quelle |
|---|---|---|
| Anteil Unternehmen (ab 20 MA), die kurz vor dem 01.01.2025 E-Rechnungen empfangen konnten | 45 % | Bitkom, Dez. 2024 |
| E-Rechnungsnutzung bei Unternehmen mit 20–99 Mitarbeitenden (2025) | 52 % | Bitkom Research, März 2025 |
| E-Rechnungsnutzung bei Unternehmen mit 100–499 Mitarbeitenden (2025) | 82 % | Bitkom Research, März 2025 |
| Geschätzte Mehrwertsteuerlücke in Deutschland (Ziel der E-Rechnungspflicht) | ca. 23 Mrd. € | IHK Frankfurt / BMF, 2024 |
Die Entscheidung, vor der viele Betriebe gerade stehen
Die E-Rechnung Pflicht stellt viele Unternehmen vor eine Weggabelung, die auf den ersten Blick wie eine reine IT-Frage wirkt – tatsächlich aber eine Prozessfrage ist. Welches Format Sie wählen, beeinflusst, wie Ihre Rechnungsstellung künftig aussieht, welche Software Sie benötigen und wie viel manueller Aufwand bleibt.
Beide zulässigen Formate – XRechnung und ZUGFeRD – erfüllen die gesetzlichen Anforderungen. Beide enthalten strukturierte XML-Daten, die maschinell verarbeitbar sind. Das reine PDF per E-Mail zählt dagegen nicht mehr. Doch damit enden die Gemeinsamkeiten bereits.
Bevor Sie eine Softwareentscheidung treffen, lohnt ein kurzer Blick auf die eigene Ausgangssituation:
- Stellen Sie Rechnungen an öffentliche Auftraggeber (Behörden, Kommunen, Bundesbehörden) aus? Dann ist XRechnung bereits heute gesetzlich vorgeschrieben – keine Wahl, sondern Pflicht.
- Arbeiten Sie ausschließlich im privaten B2B-Bereich und wollen Ihre Buchhaltung möglichst wenig umkrempeln? Dann verdient ZUGFeRD einen genauen Blick.
- Nutzen Sie bereits ein ERP-System oder DATEV? Prüfen Sie zuerst, ob ein Update oder ein Zusatzmodul ausreicht – ein Komplettwechsel ist in vielen Fällen nicht nötig.
- Wissen Sie, welche Formate Ihre wichtigsten Lieferanten und Kunden senden bzw. erwarten? Diese Information gehört ganz an den Anfang der Planung.
Unserer Erfahrung nach unterschätzen Betriebe genau diesen Schritt: die Bestandsaufnahme. Wer direkt ins Format-Thema springt, ohne zu wissen, was sein ERP-System bereits kann und was seine Geschäftspartner erwarten, riskiert doppelten Aufwand. Die Digitalisierungsberatung der TTG GmbH setzt daher immer mit einem strukturierten Ist-Stand-Check an – bevor irgendeine Software empfohlen wird.
Eines ist klar: Abwarten ist keine Option mehr. Implementierungen brauchen Zeit, und das verbleibende Zeitfenster vor der Versandpflicht wird kleiner. Wer jetzt die Formatfrage klärt, spart sich später Stress.
XRechnung: Der Standard für öffentliche Auftraggeber
XRechnung ist ein rein maschinenlesbares XML-Format – es gibt keine visuelle Darstellung, kein Bild, keine PDF-Ansicht. Die Rechnung besteht ausschließlich aus strukturierten Datensätzen, die direkt in Buchhaltungs- oder ERP-Systeme eingelesen werden können. Für Menschen ohne Fachsoftware ist eine XRechnung auf den ersten Blick schlicht nicht lesbar.
Das klingt nach einem Nachteil – und für viele B2B-Szenarien ist es das auch. Dennoch hat XRechnung einen entscheidenden Platz: Im B2G-Bereich (Business-to-Government) ist XRechnung seit Jahren verpflichtend. Behörden, Kommunen und Bundesbehörden akzeptieren keine anderen Formate. Wer also als Dienstleister, Handwerksbetrieb oder Lieferant für die öffentliche Hand tätig ist, kommt an XRechnung nicht vorbei.
Was XRechnung gut macht:
- Vollständig maschinenverarbeitbar – keine manuelle Dateneingabe auf Empfängerseite
- Hohe Datenqualität durch strikte Validierungsregeln
- Etablierter Standard für Behörden und öffentliche Auftraggeber
- Kostenlose Visualisierungstools (z. B. von XOEV) erlauben die Ansicht als lesbares Dokument
Wo XRechnung an Grenzen stößt:
- Ohne Zusatzsoftware ist die Rechnung für den Empfänger nicht direkt lesbar
- Für kleine Betriebe ohne ERP-System bedeutet die Erstellung zusätzlichen Aufwand
- Kunden oder Lieferanten, die kein entsprechendes System nutzen, können ohne Viewer-Tool nicht darauf zugreifen
Ein wichtiger Aspekt, der in der Diskussion oft untergeht: Die Formatwahl berührt auch Fragen der digitalen Infrastruktur. XML-Anhänge müssen Ihre Spam-Filter passieren, Ihre Mailserver müssen die Dateien zustellen, und Ihre Archivierungslösung muss das Originalformat unveränderbar aufbewahren. Informationen zum rechtssicheren Umgang mit digitalen Geschäftsdokumenten finden Sie beim BMWK – Digitalisierung im Mittelstand. Die Datensicherheit beim KI-Einsatz – TTG GmbH zeigt zudem, wie sichere Datenverarbeitung und Archivierung zusammenhängen.
ZUGFeRD: Das hybride Format für den B2B-Alltag
ZUGFeRD – der Name steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“ – verfolgt einen anderen Ansatz: Es kombiniert ein lesbares PDF mit einem eingebetteten XML-Datensatz. Der Empfänger sieht eine ganz normale Rechnung auf dem Bildschirm; im Hintergrund steckt der maschinenlesbare Datensatz, der automatisiert verarbeitet werden kann.
Dieses hybride Modell hat für viele Betriebe einen klaren praktischen Vorteil: Der Übergang ist weniger spürbar. Mitarbeitende, die bisher mit PDF-Rechnungen gearbeitet haben, finden sich schnell zurecht. Gleichzeitig erfüllt das Format die gesetzliche E-Rechnung Pflicht – vorausgesetzt, es wird mindestens ZUGFeRD 2.0 verwendet.
Was ZUGFeRD gut macht:
- Menschenlesbar und maschinenlesbar zugleich – keine Visualisierungssoftware nötig
- Geringere Umstellungsbarriere für Teams ohne Vorerfahrung mit strukturierten Formaten
- Breite Unterstützung in gängigen Buchhaltungs- und ERP-Systemen
- Gut geeignet für reine B2B-Szenarien ohne öffentliche Auftraggeber
Wo ZUGFeRD an Grenzen stößt:
- Für Rechnungen an Behörden oder öffentliche Stellen nicht zugelassen – dort gilt XRechnung
- Das eingebettete XML ist für manche Empfänger-Systeme schwerer zu verarbeiten als reines XRechnung-XML
- Veraltete ZUGFeRD-Versionen (vor 2.0) erfüllen die gesetzlichen Anforderungen nicht – Versionsstand prüfen
Aktuell befindet sich das Format im Wandel: Die neue EU-Norm EN 16931-1:2026, die ab Juli 2026 gilt, erlaubt künftig auch Sammelrechnungen und schreibt strukturierte Zahlungsbedingungen im XML-Datensatz vor. Folgeversionen von ZUGFeRD und XRechnung werden für 2026/2027 erwartet. Als ISO/IEC 27001 zertifizierter IT-Partner – TTG GmbH verfolgen wir diese Entwicklungen kontinuierlich und informieren unsere Kunden rechtzeitig über notwendige Updates.
XRechnung oder ZUGFeRD: Wann lohnt sich welches Format?
Die Entscheidung zwischen beiden Formaten ist weniger eine Frage der Technologie als eine Frage Ihres Geschäftsmodells. Die folgende Tabelle fasst die wichtigsten Situationen zusammen:
| Ihre Situation | Empfehlung | Warum |
|---|---|---|
| Rechnungen gehen an Behörden, Kommunen oder Bundesbehörden | XRechnung | Gesetzlich vorgeschrieben im B2G-Bereich |
| Rechnungen gehen ausschließlich an private Unternehmen | ZUGFeRD | Hybrid-Format erleichtert Umstieg, erfüllt E-Rechnung Pflicht |
| Gemischte Kundschaft: B2B und öffentliche Hand | Beide Formate | Viele Systeme unterstützen beide; Format je Empfänger wählen |
| Kein ERP-System, einfache Buchhaltungslösung | ZUGFeRD | Geringerer Integrationsaufwand, bessere Lesbarkeit ohne Fachsoftware |
| Bestehendes ERP mit DATEV-Anbindung | Beides prüfen | DATEV unterstützt beide Formate – Update oft ausreichend |
Eine häufige Frage lautet: Muss ich mich dauerhaft festlegen? Nein. Viele Softwarelösungen erlauben den Export in beide Formate und wählen automatisch das passende je nach Empfänger. Das setzt allerdings voraus, dass Ihre Kundenstammdaten sauber gepflegt sind und das System konfiguriert wurde.
Drei Punkte sollten Sie bei der Entscheidung immer mitdenken:
- Revisionssichere Archivierung gilt für beide Formate: Das Originalformat (XML) muss unveränderbar aufbewahrt werden – ein ausgedrucktes PDF reicht nicht.
- Spam-Filter und Mailserver: Stellen Sie sicher, dass eingehende XML-Anhänge zugestellt werden. Eine dedizierte Adresse (z. B. erechnung@ihrbetrieb.de) schafft Klarheit.
- Formatupdates einplanen: Mit der neuen EU-Norm ab Juli 2026 kommen Folgeversionen beider Formate. Fragen Sie Ihren Softwareanbieter, wann Updates auf XRechnung 4.0 bzw. die neue ZUGFeRD-Version verfügbar sind.
Wer Fördermittel für die Digitalisierung seiner Rechnungsprozesse nutzen möchte, sollte das frühzeitig klären – Förderprogramme haben oft Vorlaufzeiten. Die Förderberatung für Digitalisierungsprojekte – TTG GmbH gibt Ihnen einen Überblick, welche Programme aktuell relevant sind.
Was Betriebe in der Praxis wirklich erleben
Ein Handwerksbetrieb aus unserer Region stand vor einigen Monaten vor genau dieser Frage: XRechnung oder ZUGFeRD? Die Antwort kam nicht aus dem Formatvergleich, sondern aus einem Blick in die Kundenliste. Sobald klar war, dass ein wesentlicher Teil der Aufträge von öffentlichen Auftraggebern kam, war XRechnung gesetzt. Für die übrigen B2B-Kunden wurde ZUGFeRD konfiguriert. Das ERP-System unterstützte beide – ein Update reichte aus, kein Systemwechsel war nötig.
Was in diesem Fall viel mehr Zeit kostete als die technische Einrichtung: die interne Prozessanpassung. Wer ist zuständig für die Versandadresse erechnung@firma.de? Wie wird sichergestellt, dass eingehende XML-Anhänge archiviert und nicht nur ausgedruckt werden? Wie werden Mitarbeitende geschult, die bisher mit PDF-Ausdrucken gearbeitet haben? Diese organisatorischen Fragen sind es, die Implementierungen verzögern – nicht die Technik.
Als IT-Infrastruktur für den digitalen Wandel – TTG GmbH begleiten wir solche Projekte seit über 25 Jahren als ISO/IEC 27001-zertifizierter IT-Partner. Unsere Erfahrung zeigt: Der technische Teil ist in den meisten Fällen in wenigen Tagen erledigt. Die eigentliche Arbeit liegt in der Prozessdokumentation, der Schulung der Belegschaft und der Klärung von Zuständigkeiten.
Zwei Zahlen, die den Handlungsdruck verdeutlichen: Bei Unternehmen mit 20 bis 99 Beschäftigten liegt die E-Rechnungsnutzung aktuell bei 52 % (Bitkom Research, März 2025) – knapp die Hälfte dieser Betriebe ist also noch nicht vollständig aufgestellt. Gleichzeitig läuft das Vorbereitungsfenster ab: Wer die Versandpflicht für größere Betriebe ab Anfang 2027 noch nicht vorbereitet, hat keinen großen Puffer mehr. Orientierung bietet dabei auch die IHK-Übersicht zur E-Rechnungspflicht ab 2025, die Fristen und zulässige Formate übersichtlich zusammenfasst.
Unsere Einschätzung: Welches Format für welchen Betrieb – und warum
Wenn wir gefragt werden, welches Format wir empfehlen, lautet die ehrliche Antwort: Es gibt keine universell richtige Wahl – aber es gibt in den meisten Fällen eine klar bessere. Für reine B2B-Betriebe ohne öffentliche Auftraggeber ist ZUGFeRD der pragmatischere Einstieg. Die Lesbarkeit ohne Zusatzsoftware senkt die interne Hürde, die Einführung ist weniger disruptiv, und die Software-Unterstützung ist breit.
Wer dagegen regelmäßig für Kommunen, Behörden oder öffentliche Einrichtungen arbeitet – und das betrifft viele Betriebe in Dingelstädt und der gesamten Region mehr, als man zunächst denkt –, der kommt an XRechnung nicht vorbei. Hier lohnt es sich, direkt mit dem Format zu starten, das langfristig benötigt wird, statt zweimal umzustellen.
Für gemischte Szenarien empfehlen wir Systeme, die beide Formate beherrschen. Der Mehraufwand gegenüber einer Einzellösung ist gering; die Flexibilität ist es wert.
Drei Punkte, die wir Ihnen unabhängig vom gewählten Format mitgeben:
- Klären Sie die Archivierungsfrage zuerst. Eine E-Rechnung, die korrekt versendet, aber nicht revisionssicher gespeichert wird, erfüllt die gesetzlichen Anforderungen nicht vollständig.
- Informieren Sie Ihre Lieferanten aktiv. Viele kennen Ihre bevorzugte Empfangsadresse nicht – ein einfaches Anschreiben schafft Klarheit und reduziert Fehlzustellungen.
- Behalten Sie die Formatentwicklung im Blick. Die neue EU-Norm EN 16931-1:2026 bringt Änderungen in beiden Formaten; fragen Sie Ihren Softwareanbieter aktiv nach Update-Zeitplänen.
Die E-Rechnung Pflicht ist kein bürokratisches Hindernis, das man irgendwie übersteht – sie ist der Startschuss für einen Rechnungsprozess, der weniger Fehler, weniger manuelle Eingaben und mehr Transparenz bedeutet. Wer das jetzt geordnet angeht, profitiert. Sprechen Sie uns an – wir helfen Ihnen, den richtigen Einstieg zu finden: Digitalisierungs-Potenzial prüfen lassen.
Ihre Checkliste: So starten Sie jetzt
- Prüfen Sie, welche Kunden öffentliche Auftraggeber sind – das entscheidet, ob XRechnung für Sie Pflicht ist.
- Richten Sie eine dedizierte E-Mail-Adresse ein (z. B. erechnung@ihrbetrieb.de) und informieren Sie Ihre Lieferanten.
- Stellen Sie sicher, dass XML-Anhänge nicht von Ihrem Spam-Filter blockiert werden – testen Sie den Empfang aktiv.
- Prüfen Sie, ob Ihre bestehende Buchhaltungs- oder ERP-Software E-Rechnungen bereits unterstützt – oft reicht ein Update oder Modul.
- Klären Sie die revisionssichere Archivierung: Das Originalformat (XML) muss unveränderbar gespeichert werden; reines Ausdrucken genügt nicht.
- Dokumentieren Sie Ihre internen Rechnungsworkflows und legen Sie Zuständigkeiten schriftlich fest.
- Schulen Sie Ihre Mitarbeitenden im Umgang mit dem neuen Format – planen Sie dafür mindestens einen halben Tag ein.
- Fragen Sie Ihren Softwareanbieter aktiv, wann Updates auf XRechnung 4.0 bzw. die neue ZUGFeRD-Version verfügbar sind.
Häufig gestellte Fragen
Muss ich sofort umstellen – oder habe ich noch Zeit?
Die Empfangspflicht für E-Rechnungen gilt bereits seit dem 1. Januar 2025. Das bedeutet: Ihr Betrieb muss strukturierte E-Rechnungen heute empfangen können. Die Versandpflicht kommt gestaffelt: ab 2027 für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Jahresumsatz, ab 2028 für alle. Implementierungen dauern je nach Unternehmensgröße vier Wochen bis sechs Monate – wer jetzt beginnt, liegt noch gut im Zeitplan.
Was kostet die Umstellung auf E-Rechnungen?
Das hängt stark von Ihrer bestehenden Software ab. Viele ERP- und Buchhaltungssysteme – darunter DATEV – unterstützen E-Rechnungen bereits oder bieten kostengünstige Updates und Module an. Ein Komplettsystemwechsel ist häufig nicht nötig. Hinzu kommen Kosten für Archivierungslösungen und ggf. Schulungen. Eine seriöse Kostenschätzung ist erst nach einer Bestandsaufnahme möglich.
Darf ich weiterhin PDFs per E-Mail verschicken?
Nein – zumindest nicht als alleiniges Rechnungsdokument im B2B-Bereich. Ein reines PDF ohne eingebetteten XML-Datensatz erfüllt die gesetzliche E-Rechnung Pflicht nicht mehr. ZUGFeRD-Rechnungen sehen zwar wie normale PDFs aus, enthalten aber ein eingebettetes XML – das ist der entscheidende Unterschied. Ein klassisches PDF bleibt allenfalls als informeller Begleitdruck zulässig.
Was passiert, wenn ich die Fristen verpasse?
Wer die Empfangspflicht nicht erfüllt, riskiert, dass Geschäftspartner ihre Rechnungsstellung nicht anpassen können oder müssen – und Sie entsprechend keine korrekten Rechnungen annehmen. Für die Versandpflicht drohen bei Nichteinhaltung steuerrechtliche Konsequenzen, da die Rechnung dann formal nicht ordnungsgemäß ausgestellt ist. Eine Übergangsfrist für nachlässige Sender ist nicht dauerhaft vorgesehen.
Muss ich mich für ein Format entscheiden – oder kann ich beides nutzen?
Viele moderne Softwarelösungen unterstützen sowohl XRechnung als auch ZUGFeRD und wählen je nach Empfänger das passende Format. Das ist die flexibelste Lösung – und für Betriebe mit gemischter Kundschaft (B2B und öffentliche Hand) die empfehlenswerteste. Die TTG GmbH hilft Ihnen dabei, Ihre bestehende Software auf diese Fähigkeit hin zu prüfen und zu konfigurieren.
Martin Trappe ist Geschäftsführer der TTG Daten- und Bürosysteme GmbH in Dingelstädt. Mit über 25 Jahren Erfahrung im IT-Mittelstand betreut er kleine und mittelständische Unternehmen in Nordthüringen, Eichsfeld und Südniedersachsen. Die TTG GmbH ist ISO/IEC 27001 zertifiziert – dem höchsten Standard für Informationssicherheit.
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