KI und Automatisierung einführen – die Checkliste für Unternehmer, die es richtig machen wollen
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Veröffentlicht: 07. August 2026 · Lesezeit: ca. 15 Minuten
Angenommen, ein Mitarbeiter verbringt täglich 90 Minuten damit, Daten aus E-Mails manuell in ein CRM-System zu übertragen. Bei einem internen Stundensatz von 40 Euro sind das rund 1.000 Euro im Monat – für eine Aufgabe, die ein einfacher automatisierter Workflow in Sekunden erledigen könnte. Die Einrichtung kostet realistisch 500 bis 800 Euro einmalig und amortisiert sich in weniger als einem Monat. Trotzdem zögern viele Unternehmen, weil unklar ist, wo man anfängt – und ob alles rechtlich in Ordnung ist.
Genau diese Unklarheit ist das eigentliche Problem. Nicht die Technologie, sondern das Fehlen eines strukturierten Einstiegs. Diese Checkliste schließt diese Lücke: acht konkrete Prüfpunkte, die Sie durch den gesamten Prozess führen – von der Bestandsaufnahme bis zur laufenden Kontrolle.
KI und Automatisierung sind in deutschen Unternehmen angekommen – aber sehr ungleich verteilt. Während knapp die Hälfte der Großunternehmen bereits mit KI arbeitet, liegt die Quote bei kleinen Betrieben mit 10 bis 49 Beschäftigten bei gerade einmal 17 Prozent (Destatis, November 2024). Das bedeutet im Umkehrschluss: 83 Prozent dieser Unternehmen nutzen noch keine KI – fallen aber bereits jetzt unter die ersten Pflichten des EU AI Acts, sofern sie bestimmte Tools im Einsatz haben.
Die Relevanz wächst schnell. Bis August 2026 greifen die Transparenzpflichten nach Artikel 50 des AI Acts – auch für Standardsoftware wie Chatbots oder KI-gestützte Kommunikationslösungen. Wer jetzt nicht prüft, welche seiner digitalen Werkzeuge darunter fallen, riskiert Nachfragen von Aufsichtsbehörden, die seit diesem Sommer aktiv prüfen statt nur beraten.
Dieser Artikel ist keine Übersicht über KI-Trends, sondern eine Checkliste mit acht konkreten Prüfpunkten. Sie erfahren, welche organisatorischen Grundlagen Sie benötigen, welche technischen Mindestanforderungen gelten, wie Sie Datenschutz und Sicherheit absichern – und was zu tun ist, wenn ein Punkt noch nicht erfüllt ist.
| Kennzahl | Wert | Quelle |
|---|---|---|
| KI-Nutzungsquote kleine Unternehmen (10–49 MA) in Deutschland 2024 | 17 % | Destatis, Nov. 2024 |
| Anteil aller deutschen Unternehmen mit KI-Einsatz 2025 (ggü. 20 % in 2024) | 26 % | Destatis, IKT-Erhebung 2025 |
| KI-Nutzungsquote im Sektor Information & Kommunikation (Deutschland) | 61 % (EU: 49 %) | Bundesnetzagentur, Juni 2025 |
| Zuwachs KI-Nutzung bei mittleren Unternehmen (50–249 MA), ein Jahr | +12 Prozentpunkte | Destatis, IKT-Erhebung 2025 |
Was auf dem Spiel steht – und warum diese Checkliste jetzt zählt
KI und Automatisierung bieten reale Einsparpotenziale. Aber wer ohne Vorbereitung startet, zahlt oft zweimal: einmal für Tools, die nicht zum eigenen Betrieb passen, und einmal für Compliance-Lücken, die erst bei einer Prüfung sichtbar werden. Seit dem Sommer dieses Jahres wechseln die zuständigen Aufsichtsbehörden in Deutschland vom Beratungs- in den Prüfmodus – das betrifft auch kleine und mittlere Unternehmen.
Besonders unterschätzt: Standard-Software kann den Anwendungsbereich des EU AI Acts berühren. Nutzen Sie einen KI-gestützten Chatbot auf Ihrer Website, eine automatisierte Terminplanung oder eine KI-Funktion in Ihrem ERP-System, können bereits Transparenzpflichten gelten. Das sind keine abstrakten Zukunftsszenarien – das ist der Stand ab August 2026.
Hinzu kommt: Automatisierungsprojekte scheitern in der Praxis selten an der Technologie. Sie scheitern, weil die Prozesse vorher nicht analysiert wurden, weil Mitarbeiter nicht eingebunden sind oder weil unklar ist, welches Problem das Tool eigentlich lösen soll. Die Digitalisierungsberatung der TTG GmbH setzt genau hier an: Erst Prozesse verstehen, dann Technologie wählen.
Diese Checkliste folgt derselben Logik. Sie enthält acht Prüfpunkte, die gemeinsam den Bogen von der ersten Bestandsaufnahme bis zur laufenden Kontrolle spannen:
- Welche Prozesse sind überhaupt automatisierbar?
- Sind Datenschutz und IT-Sicherheit mitgedacht?
- Erfüllen eingesetzte KI-Tools die geltenden Transparenzpflichten?
- Ist die technische Dokumentation ausreichend – auch mit den reduzierten KMU-Anforderungen des Digital Omnibus?
- Sind Mitarbeiter eingebunden und befähigt?
Gehen Sie die Punkte in Ruhe durch. Jeder nicht erfüllte Punkt ist kein Versagen, sondern ein Hinweis – und lässt sich gezielt angehen. Das klingt nach viel, ist es aber nicht: Für einen ersten Durchlauf reicht ein Nachmittag.
Wer sich zusätzlich orientieren möchte, findet auf der Seite BMWK – Digitalisierung im Mittelstand eine gute Übersicht zu Fördermöglichkeiten und Praxisleitfäden.
Prüfpunkte 1 und 2: Prozessklarheit und Zieldefinition als Fundament
Bevor Sie ein einziges Tool kaufen oder testen, brauchen Sie Antworten auf zwei Fragen: Welche Prozesse in Ihrem Unternehmen haben repetitiven Aufwand von mehr als fünf Stunden pro Woche? Und welches konkrete Ergebnis soll KI und Automatisierung daran verändern?
Prüfpunkt 1: Prozess-Audit durchführen. Bitten Sie Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, eine Woche lang zu notieren, welche wiederkehrenden Aufgaben sie erledigen – und wie lange diese dauern. Keine Software, keine IT-Kenntnisse nötig. Eine einfache Tabelle reicht. Erfahrungsgemäß tauchen dabei drei bis fünf Kandidaten auf, die sofort automatisierbar wären: Terminbestätigungen, Dateneingaben, Berichtsgenerierung, Rechnungsnachverfolgung.
- Erstellen Sie eine Liste aller Prozesse mit mehr als fünf Stunden Wochenaufwand.
- Ordnen Sie jeden Prozess nach Häufigkeit, Fehleranfälligkeit und Standardisierungsgrad.
- Fragen Sie aktiv die Teams, die diese Aufgaben täglich ausführen – die besten Hinweise kommen selten aus der Führungsebene.
Prüfpunkt 2: Maximal zwei messbare Ziele definieren. KI und Automatisierung funktionieren am besten, wenn das Ziel konkret ist. „Digitaler werden“ ist kein Ziel. „20 Stunden manueller Dateneingabe pro Monat einsparen“ ist eines. Die 20/80-Regel hilft: Zwei gut gewählte Automatisierungen liefern oft mehr Wirkung als acht mittelmäßige.
- Formulieren Sie Ihre Ziele messbar: Zeitersparnis in Stunden, Fehlerrate, Durchlaufzeit.
- Bestimmen Sie einen Verantwortlichen je Ziel – nicht das IT-Team allein, sondern eine Fachabteilung.
- Legen Sie einen Zeithorizont fest: Was wollen Sie in 60 Tagen erreicht haben?
Ein Handwerksbetrieb aus unserer Region hat genau diesen Weg gewählt: Nach einer halbtägigen Analyse zeigte sich, dass allein die automatisierte Erfassung von Lieferscheinen 14 Stunden pro Monat spart. Das war der Startpunkt – kein riesiges Digitalisierungsprojekt, sondern ein klar begrenzter Pilotfall mit einem definierten Ziel.
Für die Datensicherheit bei allen eingesetzten Tools gilt: Von Beginn an prüfen, welche Daten verarbeitet werden. Die Datensicherheit beim KI-Einsatz – TTG GmbH gibt Ihnen einen ersten Rahmen, was dabei zu beachten ist.
Prüfpunkte 3 und 4: Technische Mindestvoraussetzungen – was Ihr System leisten muss
KI und Automatisierung setzen eine funktionierende technische Basis voraus. Das klingt selbstverständlich, ist es aber nicht: Viele Projekte stocken, weil Daten in Silos liegen, Systeme keine Schnittstellen bieten oder die IT-Infrastruktur den Anforderungen nicht gewachsen ist. Diese beiden Prüfpunkte klären, ob Ihr Fundament trägt.
Prüfpunkt 3: Schnittstellen und Datenqualität prüfen. Kein Automatisierungstool kann mit Daten arbeiten, die in unterschiedlichen Formaten, Systemen oder gar auf Papier vorliegen. Prüfen Sie konkret:
- Bieten Ihre bestehenden Systeme (ERP, CRM, Praxissoftware, Buchhaltung) offene Schnittstellen (APIs)?
- Sind die relevanten Daten strukturiert, aktuell und vollständig – oder liegen sie als PDFs, E-Mail-Anhänge oder handschriftliche Listen vor?
- Welche Systeme müssten miteinander kommunizieren, damit Ihr geplanter Workflow funktioniert?
- Gibt es einen IT-Verantwortlichen oder externen Ansprechpartner, der die Anbindung technisch begleiten kann?
Aktuelle Sicherheitslücken zeigen, wie wichtig gepflegte Infrastruktur ist: Im August wurden kritische Schwachstellen im TP-Link-Omada-Netzwerkökosystem bekannt, die ganze Netzwerke kompromittierbar machen. Wer solche Firmware-Updates nicht zeitnah einspielt, gefährdet nicht nur seine Daten, sondern auch jede KI-Anwendung, die darauf aufsetzt.
Prüfpunkt 4: Pilotprojekt technisch vorbereiten. Starten Sie nicht mit einer Vollimplementierung. Ein einziger, klar abgegrenzter Workflow – etwa: Eingehende Terminanfragen per E-Mail werden automatisch in den Kalender übertragen und bestätigt – reicht als Pilotfall vollständig aus. Realistisch: 500 bis 800 Euro einmalig, Umsetzung innerhalb von zwei bis vier Wochen.
- Wählen Sie einen Prozess, der keine sensiblen Patientendaten oder personenbezogenen Daten berührt, für den ersten Test.
- Nutzen Sie Freemium- oder kostenlose Testversionen, bevor Sie Lizenzen kaufen.
- Dokumentieren Sie den Ist-Zustand vor dem Piloten, um den Effekt messbar zu machen.
- Planen Sie eine Rückfalloption: Was passiert, wenn das Tool nicht funktioniert?
Weiterführende Hinweise zu sicheren KI-Systemen gibt das BSI – KI sicher einsetzen mit konkreten Empfehlungen für Unternehmen. Die ISO/IEC 27001 zertifiziert – TTG GmbH bietet zudem einen Rahmen, wie Sicherheitsanforderungen systematisch in die Einführung integriert werden.
Prüfpunkte 5 und 6: Datenschutz, IT-Sicherheit und AI-Act-Pflichten
KI und Automatisierung verarbeiten Daten – oft mehr, als auf den ersten Blick erkennbar ist. Wer hier ohne klare Prüfung startet, riskiert DSGVO-Verstöße und seit diesem Sommer zusätzlich Verstöße gegen den EU AI Act. Beide Regelwerke greifen unabhängig voneinander.
Prüfpunkt 5: DSGVO-Konformität je Tool sicherstellen.
- Prüfen Sie für jedes eingesetzte KI-Tool: Wo werden die Daten verarbeitet – in der EU oder außerhalb?
- Gibt es einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) mit dem Anbieter?
- Welche Datenkategorien verarbeitet das Tool – insbesondere bei Patientendaten, Personaldaten oder Finanzdaten?
- Sind Löschfristen definiert, und werden diese technisch durchgesetzt?
Besondere Vorsicht gilt, wenn Sie KI für Dokumentenverarbeitung, Kommunikation oder Terminverwaltung einsetzen. Gerade in Branchen mit erhöhten Datenschutzanforderungen gilt: Jeder Workflow, der personenbezogene Daten verarbeitet, braucht eine Rechtsgrundlage.
Prüfpunkt 6: AI-Act-Transparenzpflichten nach Artikel 50 erfüllen. Seit August dieses Jahres gelten verbindliche Kennzeichnungspflichten. Wenn Ihr Unternehmen KI-generierte Inhalte veröffentlicht oder Nutzer mit einem KI-Chatbot interagieren, müssen diese Interaktionen als KI gekennzeichnet sein – maschinenlesbar und für den Nutzer erkennbar.
- Inventarisieren Sie alle eingesetzten KI-Tools: Welche kommunizieren mit Kunden oder Patienten?
- Prüfen Sie, ob Ihr Chatbot oder Ihre KI-Telefonlösung die Kennzeichnungspflicht bereits umsetzt.
- Lassen Sie KI-generierte Texte auf Ihrer Website und in Newslettern entsprechend markieren.
- Dokumentieren Sie schriftlich, warum bestimmte Tools Ihrer Einschätzung nach nicht unter Artikel 50 fallen – diese Dokumentation schützt bei Nachfragen.
Viele Unternehmen unterschätzen, dass auch gängige Microsoft-365-Funktionen mit KI-Unterstützung – etwa Copilot – unter den Anwendungsbereich fallen können. Unsere Einschätzung: Lieber einmal zu viel dokumentieren als zu wenig. Die Förderberatung für Digitalisierungsprojekte – TTG GmbH hilft dabei, Compliance-Anforderungen und Fördermöglichkeiten gemeinsam zu betrachten.
Prüfpunkte 7 und 8: Kontrolle, Dokumentation und Mitarbeitereinbindung
Ein Automatisierungsprojekt ist nicht mit dem Go-live abgeschlossen. Die meisten Probleme treten erst danach auf – wenn Workflows still fehlschlagen, Daten nicht mehr aktuell sind oder Mitarbeiter das Tool meiden, weil sie nicht verstehen, was es tut. KI und Automatisierung brauchen deshalb laufende Kontrolle.
Prüfpunkt 7: Monitoring und Fehlererkennung einrichten.
- Legen Sie fest, wer für jedes eingesetzte KI-Tool verantwortlich ist – nicht pauschal „die IT“, sondern eine benannte Person.
- Definieren Sie, wie Fehler gemeldet werden: Gibt es ein Ticket-System, eine direkte Meldekette, automatische Benachrichtigungen?
- Planen Sie monatliche Kurzprüfungen: Liefert der Workflow noch die erwarteten Ergebnisse? Hat sich der Ausgangsprozess verändert?
- Setzen Sie Schwellenwerte: Ab wann gilt ein KI-Ergebnis als prüfungsbedürftig?
Prüfpunkt 8: Technische Dokumentation anlegen – auch bei reduzierten KMU-Anforderungen. Der Digital Omnibus (Mai dieses Jahres) hat die Fristen für Hochrisiko-Anforderungen verschoben und KMU Erleichterungen bei der technischen Dokumentation eingeräumt. Die Nachweispflicht selbst bleibt jedoch bestehen. Wer jetzt eine schlanke Vorlage anlegt, spart sich später erheblichen Aufwand.
- Erfassen Sie für jedes KI-Tool: Anbieter, Einsatzzweck, verarbeitete Datentypen, Risikoklasse nach AI Act.
- Halten Sie fest, welche Prüfungen Sie vorgenommen haben (DSGVO-Prüfung, Transparenzpflicht, Sicherheitsbewertung).
- Aktualisieren Sie die Dokumentation bei jedem Tool-Wechsel oder Update.
- Binden Sie Mitarbeiter aktiv ein: Wer täglich mit dem Tool arbeitet, erkennt Fehler früher als jeder Report.
Die IT-Infrastruktur für den digitalen Wandel – TTG GmbH unterstützt Sie dabei, Monitoring und Dokumentation in bestehende Prozesse zu integrieren – ohne dass dafür eine eigene IT-Abteilung nötig ist. Ergänzend empfehlen wir die Orientierungshilfen des BSI zum sicheren KI-Einsatz als Referenz für Ihre Dokumentation.
Was tun, wenn ein Punkt nicht erfüllt ist? Risiken priorisieren, nicht paralysieren
Nicht jede offene Stelle in dieser Checkliste ist gleich kritisch. Entscheidend ist, dass Sie die Lücken kennen und nach Risiko priorisieren – statt nichts zu tun, weil nicht alles auf einmal lösbar scheint.
Ein Praxisbeispiel aus unserer Region: Eine Arztpraxis hatte bereits einen KI-gestützten Chatbot für Terminvergabe im Einsatz, ohne dass eine Kennzeichnungspflicht nach Artikel 50 umgesetzt war. Das Problem wurde nicht durch eine Prüfung entdeckt, sondern durch einen internen Audit. Die Lösung war ein Hinweis in der Chat-Oberfläche und eine angepasste Datenschutzerklärung – Aufwand: ein halber Tag.
Für die Priorisierung hilft diese Einstufung:
| Situation | Priorität | Warum |
|---|---|---|
| KI-Tool kommuniziert mit Kunden/Patienten ohne Kennzeichnung | Sofort | Verstoß gegen Art. 50 AI Act – aktiv geprüft ab August 2026 |
| Kein AVV mit KI-Anbieter vorhanden | Hoch | DSGVO-Verstoß bei personenbezogenen Daten |
| Keine technische Dokumentation | Mittel | Nachweispflicht – bei Prüfung relevant |
| Kein Monitoring eingerichtet | Mittel | Fehler werden spät erkannt; operative Risiken |
| Prozess-Audit noch nicht gemacht | Niedrig (aber zuerst) | Grundlage für alles weitere – Aufwand: 1–2 Tage |
Als Digitalisierungs-Potenzial prüfen lassen und gemeinsam mit einem erfahrenen Partner die Lücken schließen: Die TTG GmbH begleitet als ISO/IEC 27001-zertifizierter IT-Partner mit über 25 Jahren Erfahrung Unternehmen in Heilbad Heiligenstadt und der gesamten Region dabei, KI und Automatisierung rechtssicher und wirksam einzuführen. Nicht als Projekthaus, das nach Abschluss wieder verschwindet, sondern als kontinuierlicher Ansprechpartner.
Weiterführende Orientierung bietet auch der BMWK – Digitalisierung im Mittelstand mit Praxis-Leitfäden speziell für kleine und mittlere Unternehmen.
Zusammenfassung: Was sofort, was in 30 Tagen, was dauerhaft
KI und Automatisierung lassen sich nicht in einer Woche vollständig einführen. Aber es gibt klare Prioritäten, die bestimmen, womit Sie beginnen – und was Zeit hat.
Sofort (diese Woche):
- Inventarisieren Sie alle aktuell eingesetzten KI-Tools – auch eingebettete Funktionen in bestehender Software wie CRM oder Buchhaltung.
- Prüfen Sie, ob Kundeninteraktionen über KI-gestützte Kanäle (Chatbot, Telefon, E-Mail) bereits als KI gekennzeichnet sind.
- Stellen Sie sicher, dass verfügbare Sicherheitsupdates für Ihre gesamte IT-Infrastruktur eingespielt sind. Aktuell gemeldete Lücken – etwa in Veeam One und der Service Provider Console, die im August bekannt wurden – zeigen, wie schnell offene Schwachstellen zum Einfallstor werden können.
In 30 Tagen:
- Führen Sie einen Prozess-Audit durch: Welche Tätigkeiten binden mehr als fünf Stunden pro Woche durch Routinearbeit?
- Definieren Sie maximal zwei messbare Automatisierungsziele und benennen Sie je einen Verantwortlichen.
- Richten Sie für bestehende KI-Tools eine schlanke Dokumentationsvorlage ein.
- Starten Sie einen Pilotworkflow – mit einem Tool, das kostenlos testbar ist, und einem Prozess ohne hochsensible Daten.
Dauerhaft:
- Prüfen Sie quartalsweise, ob alle KI-Tools noch den geltenden Anforderungen entsprechen – Gesetze und Software-Updates verändern die Lage regelmäßig.
- Beziehen Sie Mitarbeiter kontinuierlich ein: Wer täglich mit einem Tool arbeitet, liefert die relevantesten Rückmeldungen.
- Planen Sie KI und Automatisierung als festen Bestandteil Ihrer IT-Strategie, nicht als Einzelprojekt.
Diese Dreiteilung hilft, den Einstieg nicht zu überfrachten. Viele Unternehmen starten und stoppen, weil zu viele Schritte auf einmal angepackt werden. Wer die Aufgaben nach Zeithorizont sortiert, behält die Kontrolle.
Häufige Stolperfallen bei der Umsetzung – und wie Sie sie vermeiden
Die häufigsten Probleme bei der Einführung von KI und Automatisierung sind keine technischen. Sie sind organisatorisch. Wer das weiß, kann gezielt gegensteuern.
Stolperfalle 1: Tool zuerst, Prozess danach. Die Reihenfolge muss umgekehrt sein. Wer ein Tool kauft, bevor er weiß, welchen Prozess er damit verbessern will, landet bei teurer Software ohne Nutzen. Erst Prozess verstehen, dann Tool auswählen – nicht anders herum.
Stolperfalle 2: Mitarbeiter werden übergangen. Automatisierungspiloten scheitern häufig, weil die betroffenen Teams nicht eingebunden wurden. Das führt zu Misstrauen, Umgehungsverhalten und letztlich zur Nichtnutzung. Wer früh erklärt, welches Problem gelöst werden soll – und nicht welche Stelle wegfällt –, erzeugt Akzeptanz statt Widerstand.
Stolperfalle 3: Compliance wird als letzter Schritt behandelt. DSGVO und AI Act sind keine Abschlusspunkte auf einer Projektliste. Sie gehören in die Planungsphase. Ein AVV nachträglich einzuholen ist möglich, aber teurer als gleich richtig zu starten. Die Transparenzpflichten nach Artikel 50 lassen sich technisch in wenigen Stunden umsetzen – wenn man es von Anfang an mitdenkt.
Stolperfalle 4: Zu breite Einstiegsziele. „Wir wollen KI und Automatisierung einführen“ ist keine Strategie. Zwei konkrete, messbare Ziele sind besser als zehn vage. Lieber einmal richtig als zehnmal mittelmäßig.
Stolperfalle 5: Kein Monitoring nach dem Go-live. Workflows können still fehlschlagen – falsch klassifizierte E-Mails, nicht übertragene Daten, fehlerhafte Ausgaben. Wer kein Monitoring einrichtet, bemerkt das oft erst, wenn ein Kunde oder Patient sich beschwert.
- Starten Sie mit einem klar definierten Prozess, nicht mit einer Plattform.
- Benennen Sie frühzeitig einen internen Projektverantwortlichen aus der Fachabteilung.
- Bauen Sie Compliance-Prüfungen in die Projektplanung ein – nicht ans Ende.
- Setzen Sie automatische Benachrichtigungen für Fehlerfälle im Workflow auf.
- Holen Sie regelmäßig Rückmeldungen von den Mitarbeitern ein, die täglich mit dem System arbeiten.
Ihre Checkliste: So starten Sie jetzt
- Inventarisieren Sie alle aktuell eingesetzten KI-Tools – inklusive eingebetteter Funktionen in bestehender Software (ERP, CRM, Kommunikationstools).
- Prüfen Sie, ob Kundenkontakte über KI-gestützte Kanäle gemäß Artikel 50 AI Act als KI gekennzeichnet sind – und dokumentieren Sie das Ergebnis schriftlich.
- Führen Sie einen Prozess-Audit durch: Welche Tätigkeiten binden regelmäßig mehr als fünf Stunden pro Woche durch repetitive Aufgaben?
- Definieren Sie maximal zwei messbare Automatisierungsziele mit konkreten Zahlen (z. B. „15 Stunden manuelle Eingabe pro Monat einsparen“) und benennen Sie je einen Verantwortlichen.
- Klären Sie für jeden eingesetzten KI-Anbieter: Gibt es einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV)? Werden Daten in der EU verarbeitet?
- Legen Sie eine schlanke Dokumentationsvorlage für genutzte KI-Systeme an: Anbieter, Einsatzzweck, verarbeitete Daten, Risikoklasse, vorgenommene Prüfungen.
- Starten Sie einen Pilotworkflow mit einem Freemium-Tool für einen klar abgegrenzten Prozess – ohne hochsensible Daten, mit definierten Erfolgskriterien.
- Richten Sie ein Monitoring ein: Wer prüft monatlich, ob der Workflow noch korrekt läuft – und wie werden Fehler gemeldet?
Häufig gestellte Fragen
Bin ich als kleines Unternehmen wirklich vom EU AI Act betroffen – oder gilt das nur für große Konzerne?
Der AI Act gilt größenunabhängig. Entscheidend ist nicht die Unternehmensgröße, sondern was das eingesetzte Tool tut. Wer einen Chatbot auf der Website betreibt oder KI-generierte Inhalte veröffentlicht, fällt ab August 2026 unter die Transparenzpflichten nach Artikel 50 – egal ob zehn oder tausend Mitarbeiter. Die gute Nachricht: Viele dieser Pflichten lassen sich mit überschaubarem Aufwand erfüllen, wenn man systematisch vorgeht.
Was kostet ein erstes Automatisierungsprojekt realistisch?
Ein einfacher Workflow – etwa die automatische Übertragung von Terminanfragen in einen Kalender oder die Weiterleitung eingehender Daten in ein CRM – kostet in der Einrichtung realistisch 500 bis 800 Euro einmalig. Viele Tools bieten kostenlose Testphasen. Bei einer Zeitersparnis von vier Stunden pro Woche und einem internen Stundensatz von 40 Euro amortisiert sich das in vier bis fünf Wochen. Komplexere Projekte kosten mehr – aber der Einstieg muss das nicht.
Müssen wir als Unternehmen eine aufwändige technische Dokumentation für KI-Tools führen?
Für Hochrisiko-Systeme ja – aber die Fristen dafür wurden durch den Digital Omnibus auf Ende 2027/2028 verschoben. Für Standard-KI-Tools reicht eine schlanke Dokumentation: Anbieter, Einsatzzweck, verarbeitete Daten, vorgenommene DSGVO- und AI-Act-Prüfungen. Das lässt sich in einer einfachen Tabelle abbilden. Der Aufwand für einen ersten Durchlauf liegt bei wenigen Stunden – und schützt bei Nachfragen erheblich.
Unsere Mitarbeiter sind skeptisch gegenüber KI. Wie gehen wir damit um?
Skepsis entsteht fast immer aus Unklarheit – nicht aus Ablehnung von Technologie. Wer früh erklärt, welches Problem gelöst werden soll, und welche Aufgaben dadurch wegfallen (nicht welche Stellen), erzeugt Akzeptanz. Beziehen Sie die Teams, die den Prozess täglich ausführen, aktiv in die Auswahl und den Test des Tools ein. Erfahrungsgemäß sind diese Mitarbeiter die zuverlässigsten Qualitätsprüfer – und die überzeugendsten internen Fürsprecher.
Wir haben keine eigene IT-Abteilung. Können wir KI und Automatisierung trotzdem einführen?
Ja – mit dem richtigen Partner. Viele der beschriebenen Schritte sind ohne IT-Fachwissen durchführbar: Prozesse dokumentieren, Ziele definieren, Tools testen. Für die technische Anbindung, Datenschutzprüfung und Compliance-Dokumentation lohnt es sich, einen erfahrenen IT-Dienstleister einzubinden. Die TTG GmbH übernimmt genau diese Rolle – von der ersten Analyse bis zur laufenden Betreuung.
Martin Trappe ist Geschäftsführer der TTG Daten- und Bürosysteme GmbH in Dingelstädt. Mit über 25 Jahren Erfahrung im IT-Mittelstand betreut er kleine und mittelständische Unternehmen in Nordthüringen, Eichsfeld und Südniedersachsen. Die TTG GmbH ist ISO/IEC 27001 zertifiziert – dem höchsten Standard für Informationssicherheit.
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