Managed IT-Services: So revolutionieren mittelständische Unternehmen ihre IT-Infrastruktur!

Maximale IT-Leistungsfähigkeit und IT-Sicherheit sind heute wesentliche Erfolgsfaktoren für Betriebe. Während multinationale Unternehmen oft über die notwendigen finanziellen und personellen Ressourcen verfügen, um diese Anforderungen zu erfüllen, stehen KMUs vor der Aufgabe, mit begrenzten Mitteln Schritt zu halten. An dieser Stelle kommen Managed IT-Services ins Spiel. Durch die Auslagerung vielschichtiger oder routinebasierter IT-Aufgaben wie Netzwerkverwaltung und Infrastrukturmanagement, Datensicherung und Daten-Restaurierung sowie die fortlaufende Überwachung und Modernisierung von Sicherheitslösungen, ermöglichen sie es Unternehmen, ihre internen Technologie-Teams freizustellen, Betriebskosten zu senken und sich auf ihr Hauptgeschäft zu fokussieren. Gleichzeitig profitieren sie von der Fachkenntnis spezialisierter IT-Dienstleister und gewährleisten höchste Sicherheitsvorgaben.
Lesen Sie in den nachfolgenden Abschnitten, warum verwaltete IT-Dienstleistungen besonders für KMUs vorteilhaft sind, wie sie eingeführt werden können und worauf bei der Wahl des Managed Service Providers zu achten ist.

In der modernen, dynamischen Unternehmenslandschaft ist es für Betriebe notwendig, mit dem schnellen technologischen Fortschritt Schritt zu halten. Ob Technologisierung, Automatisierungsprozesse, künstliche Intelligenz, Cloud-Dienste oder das IoT – zeitgemäße Technologien verbessern nicht nur die Leistungsfähigkeit und Produktionskraft, sondern sind auch entscheidend, um langfristig konkurrenzfähig und erfolgreich zu sein, wie viele Untersuchungen aus den letzten Jahren belegen, darunter die Untersuchung „Performance-Treiber 2024“ von Staufen.

Besonders KMUs steht jedoch vor einzigartigen Herausforderungen, wenn es darum geht, diese fortschrittlichen Lösungen zu nutzen. Eine der größten Barrieren sind die begrenzten Ressourcen. Während große Unternehmen oft über breite Kapitalreserven und spezialisierte Fachkräfte verfügen, sieht die Situation für kleinere Betriebe meist anders aus. Der bestehende Mangel an qualifiziertem Personal, Budgetrestriktionen sowie strukturelle, strategische und kulturelle Barrieren führen dazu, dass viele Unternehmen nicht in der Position sind die Möglichkeiten moderner Technologie vollständig auszuschöpfen.

1. Was versteht man unter Managed IT-Services!

Für KMUs stellt sich daher die Herausforderung: Wie können sie ungeachtet dieser Hindernisse mit größeren Mitbewerbern Schritt halten?

Die Antwort liegt in verwalteten IT-Dienstleistungen.

Was versteht man unter Managed IT-Services!

Unter verwalteten IT-Dienstleistungen versteht man IT-Dienstleistungen, die an ein externes IT-Dienstleistungsunternehmen, einen sogenannten verwalteten Dienstleister (MSP), übertragen werden. Dieser übernimmt die Verantwortung für die technologische Infrastruktur und technischen Abläufe eines Betriebes. Das primäre Ziel der Managed IT-Services besteht darin, durch das Bereitstellen spezialisierter Expertise und Mittel die Leistungsfähigkeit, Betriebsstabilität und Schutz der technologischen Umgebung der Kunden sicherzustellen, ihre hausinternen Technologieteams freizustellen und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften sowie branchenspezifischer Compliance-Anforderungen sicherzustellen, ohne dass die Unternehmen selbst hohe Investitionen in IT-Personal oder interne IT-Infrastrukturen tätigen müssen.

2. Welche spezifischen IT-Aufgaben können durch Managed IT-Services übernommen werden?

Je nach Erfordernissen des betreuten Unternehmens bieten Managed-Service-Provider unterschiedliche IT-Dienstleistungen an, die unerlässlich für den störungsfreien Betrieb und die Sicherheit der IT-Infrastruktur eines Unternehmens sind. Im Folgenden sind einige der wichtigsten Managed IT-Services aufgelistet, welche durch die Anbieter erbracht werden können:

IT-Infrastrukturmanagement: Managed-Service-Provider übernehmen die Überwachung, Verwaltung und vorausschauende Wartung von Servern, Netzwerken und Endgeräten, um sicherzustellen, dass alle Systeme störungsfrei funktionieren und Ausfallzeiten minimiert werden.
Cloud-Services: Eine weitere Schlüsselkompetenz von Managed-Service-Providern ist die Bereitstellung, Betreuung und Optimierung von Cloud-Infrastrukturen, wie Software-as-a-Service (SaaS), Platform-as-a-Service (PaaS) und Infrastructure-as-a-Service (IaaS). Dies ermöglicht Unternehmen, ihre IT-Ressourcen flexibel zu skalieren und von überall auf ihre Geschäftsdaten und Business-Applikationen zu zugreifen.
Backup und Disaster Recovery: Ein zentraler Aspekt von Managed IT-Services ist das Management von Backup- und Notfallwiederherstellungs-Lösungen. Diese Services gewährleisten, dass die Unternehmensdaten regelmäßig gesichert werden und im Falle eines Datenverlusts oder eines IT-Sicherheitsvorfalls zeitnah rekonstruiert werden können.
IT-Sicherheit: Ein weiterer, wichtiger Managed IT-Service ist die IT-Sicherheit. Dies umfasst neben der Bedrohungserkennung und Vulnerabilitätsanalysen auch Awareness-Trainings und die Implementierung von Schutzmaßnahmen wie Firewalls und Virenschutzsoftware. Zudem bieten die Dienstleister oft auch Dienstleistungen zur Reaktion auf IT-Sicherheitsvorfälle und zur Wiederherstellung nach Internetangriffen an, um die Datensicherheit und die Geschäftskontinuität zu gewährleisten.

Remote Monitoring und Management (RMM): Managed Service Provider bieten zudem Remote Monitoring sowie Management (RMM) an, um die IT-Systeme eines Unternehmens rund um die Uhr zu überwachen. Dies ermöglicht eine proaktive Instandhaltung und zügige Intervention auf potenzielle Störungen, bevor sie zu größeren Unterbrechungen eskalieren.
Helpdesk- und Support-Services: Ein zusätzlicher nennenswerter Managed IT-Service ist der technische Support und die Helpdesk-Dienste. Hier gewähren Managed-Service-Provider bei technischen Problemen und Fragen Unterstützung für Endbenutzer, was die Effizienz und Produktivität der Angestellten steigert. Dieser Service ist oft rund um die Uhr verfügbar und sichert ab, dass IT-Probleme zeitnah behoben werden.
Update- und Patch-Management: Viele Managed-Service-Provider kümmern sich zudem um das turnusmäßige Update- und Patch-Management von Anwendungsprogrammen und Systemen, um sicherzustellen, dass alle Programme auf dem aktuellsten Stand sind und Sicherheitslücken geschlossen werden. Dies fördert die Stabilität der Systemsicherheit und Betriebssicherheit und sichert vor identifizierten IT-Schwachstellen und IT-Attacken.
Netzwerk- und Kommunikationsdienste: Viele Managed-Service-Provider bieten auch Netzwerk- und Kommunikationsdienste an, einschließlich der Betreuung von Netzwerkinfrastrukturen, VPNs und VoIP-Systemen, um eine zuverlässige und sichere Kommunikation intern des Unternehmens zu gewährleisten.
IT-Beratung und Strategie: Zusätzlich zu den operativen IT-Dienstleistungen bieten viele Managed-Service-Provider auch strategische IT-Beratung an. Sie begleiten Unternehmen dabei, ihre IT-Strategien zu entwickeln und umzusetzen, um die Unternehmensziele zu fördern und Konkurrenzvorteile zu erlangen.

3. Aber ist IT-Outsourcing nicht dasselbe?

Managed IT-Services versus klassischem Outsourcing: Die zentralen Unterschiede zwischen Managed IT-Services und klassischem Outsourcing auf einen Blick!

Grundsätzlich sind Managed IT-Services und traditionelles Outsourcing beide Ansätze zur Externalisierung von IT-Dienstleistungen. Allerdings unterscheiden sie sich deutlich in Reichweite, Flexibilität und Dienstleistungsmodell. Hier sind die entscheidenden Unterschiede:

Umfang der Dienstleistungen:
- Managed IT-Services: Managed IT-Services umfassen eine vielseitige Auswahl proaktiv gesteuerter IT-Dienstleistungen, darunter Infrastrukturmanagement, Cloud-Services, Backup, IT-Sicherheit, Remote Monitoring, Helpdesk, Update-Management, Netzwerkdienste und IT-Beratung. Ziel ist die ganzheitliche Hilfe und Optimierung des IT-Betriebs.
- Klassisches Outsourcing: Beim traditionellen IT-Outsourcing liegt die Aufmerksamkeit auf bestimmten IT-Aufgaben wie Rechenzentrumsverwaltung, Anwendungsentwicklung oder IT-Support, um Kosten zu senken, ohne die komplette IT-Infrastruktur zu betreuen.
Service-Modell und Management:
- Managed IT-Services: Managed IT-Services basieren auf der Grundlage von Service-Level-Agreements (SLAs), die klare Leistungskennzahlen und Qualitätsstandards definieren. Vorausschauendes IT-Handling mit kontinuierlicher Kontrolle und präventiver Wartung.
- Klassisches Outsourcing: Beim herkömmlichen IT-Outsourcing dreht es sich um ein reaktives, vorhabenorientiertes Modell. Externe übernehmen konkrete Aufgaben, strategische IT-Planung bleibt beim Unternehmen.
Flexibilität und Anpassungsfähigkeit:
- Managed IT-Services: Managed IT-Services bieten flexible und skalierbare Lösungen, die sich schnell an veränderte Unternehmensbedürfnisse anpassen.
- Klassisches Outsourcing: Geringere Flexibilität, langfristige Verträge und spezifische Aufgaben behindern Anpassungen an veränderte Geschäftsanforderungen.
Kostenstruktur:
- Managed IT-Services: Managed IT-Services verfügen über eine transparente Kostenstruktur basierend auf Abonnement-Modell. Dies erleichtert die Finanzplanung und vermeidet unerwartete Ausgaben.
- Klassisches Outsourcing: Beim klassischen IT-Outsourcing variieren die Kosten je nach Umfang und Zeitrahmen der Projekte, oft projektbasiert oder nach Stunden, was zu unvorhersehbaren Ausgaben führen kann.

4. Von der Planung zur Umsetzung: Die wichtigsten Implementierungsschritte auf einen Blick!

1. Schritt 1: Bedarfsanalyse und Zielsetzung

Zunächst sollten KMU eine detaillierte Anforderungsanalyse vornehmen. Ziel ist es, die konkreten IT-Bedürfnisse des Unternehmens zu identifizieren und klare Ziele für die Implementierung von Managed Services zu setzen. Denkbare Überlegungen könnten sein:

Welche IT-Prozesse sollen externalisiert werden?
Welche internen Ressourcen sind vorhanden?
Welche Service-Level-Agreements (SLAs) sind notwendig?

2. Schritt 2: Auswahl eines passenden Managed-Service-Providers

Die Wahl des richtigen Managed-Service-Providers (MSP) ist ausschlaggebend für den Erfolg von Managed IT-Services. Dabei sollten KMUs diese Kriterien berücksichtigen:

Praxiswissen und Expertise: Der MSP sollte über nachweisbare Erfahrung im Bereich Managed Services besitzen, idealerweise in ähnlichen Branchen.
Flexibilität und Skalierbarkeit: Der Dienst sollte anpassbar und wachstumsfähig sein, um mit dem Zuwachs und den Entwicklungen des Unternehmens Schritt halten zu können.
Technik und Innovation: Der MSP sollte moderne Technologien einsetzen und kontinuierlich in Neuerungen investieren, um den Kunden immer die optimalen Lösungen anbieten zu können.

3. Schritt 3: Planung und Umsetzung

Nach der Auswahl eines passenden Managed-Service-Providers folgt die ausführliche Planungsstufe. Diese umfasst:

Ausarbeitung eines Umsetzungsplans mit deutlichen Meilensteinen und Zuständigkeiten.
Training der Belegschaft, um den Wechsel zu den Managed IT-Services störungsfrei zu organisieren.
Aufbau einer Kommunikationsplattform zwischen dem Betrieb und dem MSP, um eine reibungslos funktionierende Zusammenarbeit zu gewährleisten.

4. Schritt 4: Monitoring und Optimierung

Nach der Implementierung ist es essentiell, die Performance der Managed IT-Services fortlaufend zu überwachen. Regelmäßige Überprüfungen und Berichte unterstützen dabei, die Qualität der Leistungen zu bewerten und Optimierungen vorzunehmen. Ein gutes Monitoring-System gestattet es, Probleme rechtzeitig zu erkennen und schnell zu lösen.

5. Fazit: Maximale IT-Effizienz und Sicherheit für Ihr Unternehmen!

Der unaufhaltsame Trend zur Digitalisierung und Automatisierung stellt mittelständische Unternehmen vor immense Möglichkeiten und zugleich beispiellose Herausforderungen, wie etwa die Notwendigkeit, mit limitierten Mitteln Schritt zu halten, die IT-Sicherheit sicherzustellen und die betriebliche Effizienz zu steigern. Durch die Implementierung von Managed IT-Services können diese Schwierigkeiten jedoch wirkungsvoll gemeistert werden.
Managed IT-Services ermöglichen es Unternehmen, auf spezialisierte Fachwissen und modernste Technologien zuzugreifen, ohne große Ausgaben in eigenes Personal und IT-Strukturen tätigen zu müssen. Dies leitet nicht nur zu einer signifikanten Steigerung der IT-Produktivität und IT-Sicherheit, sondern auch zu einer klaren Reduktion der Ausgaben und einer nachhaltigeren Verwendung der Mittel.

Möchten auch Sie von den Nutzen ganzheitlicher Managed IT-Services Nutzen ziehen, um Ihre operative Effizienz und Datensicherheit zu optimieren, Betriebskosten zu senken und Ihr Geschäft zukunftssicher aufzustellen? Treten Sie mit uns noch heute in Kontakt.

Kontaktieren Sie uns gerne!