Ihr IT-Systemhaus TTG Daten- und Bürosysteme GmbH für Unternehmen aus Nordthüringen und Südniedersachsen
Ihr IT-Systemhaus TTG Daten- und Bürosysteme GmbH für Unternehmen aus Nordthüringen und Südniedersachsen
Wenn es um E-Mails geht, ist Outlook aus der Computerwelt nicht zu ignorieren. Mit der Computersoftware aus dem Hause Microsoft lassen sich E-Mails empfangen, senden sowie übersichtlich sortieren, sodass man immerzu einen Gesamtüberblick über den elektronischen Posteingang behält. Außerdem lassen sich in Outlook Termine einstellen, Besprechungen organisieren sowie Kalender von anderen einsehen – mit Outlook ist alles ausführbar, was nötig ist, um seine Termine und elektronische Post effizient zu organisieren und im Blick zu bewahren. Die Computersoftware unterstützt dabei, über die wichtigsten Nachrichten wie auch Termine auf dem Laufenden zu sein – und dies sowohl im privaten als auch im Geschäfts-Bereich.
„Das Pferd frisst keinen Gurkensalat“, waren die allerersten Worte, die jemals am Telefon gesprochen wurden. Was der Text der allerersten E-Mail war, weiß man unglücklicherweise nicht mehr so präzise – der Erfinder Ray Tomlinson dachte in dem Augenblick nicht im Traum daran, dass Jahre nachher Millionen von diesen elektronischen Nachrichten vom einen Ende an das andere Ende der Welt geschickt werden könnten. Dessen Grundidee war: Am Anfang würde der Name desjenigen stehen, für den die Post gemacht ist. Hinten soll der Name des PCs stehen, der die Mail bekommt. Um diese zwei Teile miteinander zu vereinen und zugleich deutlich voneinander zu trennen, musste ein Zeichen her, welches es auf jeder Tastatur gibt, das aber in keinem Namen beinhaltet ist – weder in Vor- oder Nachnamen, noch in Unternehmensnamen. Also kamen weder Buchstaben noch Zahlen infrage.
Somit wurde 1971 das @-Symbol vom Wissenschaftler Ray Tomlinson als zentrales Element der E-Mail-Kommunikation gewählt, welches aus unserem gegenwärtigen Alltag keinesfalls mehr wegzudenken ist. Die erste E-Mail-Adresse der Welt hieß übrigens tomlinson@bbntenexa – dazumal noch ohne eine Endung wie .com oder .de. Der Erfinder hatte damit eine bahnbrechende neue Form der Kommunikation entwickelt. Doch bis die allererste E-Mail auch hierzulande ankam, dauerte dies noch mehr als zehn Jahre: Erst 1984, das aus heutiger Perspektive noch gar nicht so lange her erscheint, wurde die erste Mail in Deutschland in Empfang genommen. Empfänger: rotert@germany – ein Wissenschaftler von der Universität Karlsruhe, welcher eine Grußbotschaft von einer amerikanischen Kollegin bekam.
Damals war die E-Mail-Verständigung noch irgendwas, das nur von Wissenschaftlern verwendet wurde. Ungefähr 20 Jahre später hat sie Einzug in nahezu jeden Haushalt wie auch wirklich jede Firma gehalten. Inzwischen versendet und empfängt quasi jeder elektronische Briefe – im Jahr 2020 lag die Quote der Deutschen, welche via E-Mail über das Internet kommunizieren bei ungefähr 87 %. Doch nicht nur nahezu jeder nutzt die Art der Verständigung, sondern auch die hohe Menge an E-Mails, die verschickt sowie empfangen werden, ist absolut beeindruckend: Fachkundigen Einschätzungen zufolge werden im Laufe des Jahres 2022 insgesamt auf der Welt 333 Milliarden Mails versendet werden. Oder um es in Zahlen zu veranschaulichen: 333.000.0000.000 – ganz schön viele Nullen. Die E-Mail ist demzufolge aus unserem Leben keinesfalls mehr zu ignorieren. Umso relevanter, dass die Erzeugung und das Empfangen dieses so zentralen Kommunikationsmittels für uns reibungsfrei funktioniert.
Das Tool Outlook von Microsoft ist eine der bedeutenden Lösungen weltweit, um Mails zu verschicken und zu empfangen. Zusätzlich zu den Mailfunktionen bewährt sich Outlook indes auch zum Organisieren von Terminen, Leistungen, Kontakten und Anmerkungen. Outlook ist Teil des Microsoft-Office-Pakets und nicht bloß für das Betriebssystem Windows, doch gleichfalls für macOS betriebsbereit. Zusätzlich gibt es Outlook-Apps für Android und iOS sowie einen Browser-Zugang, einen Outlook Web Access (OWA).
Zusammengefasst verfügt Outlook über folgende Features:
Übrigens: Outlook ist hauptsächlich der Client zum so bezeichneten Exchange Server – einer von mehreren Unternehmen genutzten Server-Infrastruktur für eine wesentliche Ablage und Verwaltung von Mails und Co. Outlook ist jedoch ebenfalls separat vom Gebrauch eines Exchange-Servers verwendbar.
Mit einem Microsoft 365-Abonnement nutzen Outlook-User sämtliche Premium-Vorzüge der Software. Welche erweiterten Features das sind? Wir sagen es Ihnen!
Erst einmal verwenden Microsoft 365-Kunden das Programm werbefrei – eine wichtige Angelegenheit, um im Arbeitsalltag konzentriert bleiben zu können. Ferner profitieren sie von optimierten Sicherheitsfunktionen wie der automatischen Deaktivierung nicht sicherer Links. Heißt: Outlook sieht verdächtige Links in Mails, bei welchen es sich um Phishing oder Scam handeln könnte und zeigt bei einem Mausklick auf einen derartigen Link einen Warnhinweis an. Potenzielle Viren, die sich im Attachment einer Mail befinden können, werden von Outlook beseitigt, auf dass sie überhaupt nicht mehr erst im Posteingang landen noch dazu Schaden anrichten können. Darüber hinaus profitieren Microsoft 365-Kunden durch deutlich mehr Cloud-Speicher, einem Ransomware-Schutz auf OneDrive sowie einer Nachrichtenverschlüsselung auf sämtliche Daten im Postfach – egal, ob im Eingang bzw. bei den gesendeten Mails.
Als allerletzte Instanz gibt es in einigen Unternehmen neben dem First-Level-Support plus dem Second-Level-Support, einen Third-Level-Support. Third-Level-Supporter*innen kümmern sich ausschließlich um komplexe oder bis dato unbekannte IT-Probleme sowie deren effiziente Behebung. Third-Level-Supporter*innen sind zudem für die Erforschung sowie Entwicklung neuartiger und eigenständiger IT-Lösungen verantwortlich. Überdies sind sie häufig bei Change-Prozessen in Firmen involviert.
In inländischen Betrieben ist Outlook als Mail-Client sehr verbreitet. Für Etliche ist es morgens das erste Computerprogramm, welches sie aufmachen und am Abend das allerletzte, welches sie vor Arbeitsende schließen. Da derart viele Menschen täglich mit dem Mail- und Kalender-Tool tätig sind, ist es Zeit für ein paar Empfehlungen und Techniken, welche das Arbeiten mit Outlook erleichtern, einem Zeit sparen oder einfach helfen, den Posteingang leistungsfähiger im Blick zu behalten. Hier sind 5 absolut tolle Outlook-Ratschläge, die jeder Nutzer kennen sollte:
Wer effizient gemeinsam im Team arbeiten will, jener sollte wissen, wann wer disponibel ist, wann Projektteam A wo eine Besprechung hat und an welchem Datum der Kunde für die Endkontrolle vorbeischaut. Alles das und noch viel mehr lässt sich in Outlook über das Sharen von Kalendern realisieren. Dabei lässt sich in Outlook einstellen, was man aus seinem eigenen Kalender mit wem teilen will – so kann man frei entscheiden, inwieweit man alles teilen will oder zum Beispiel bloß den Titel oder Standort des Termins. Rat: Durch verschiedene farbliche Markierungen behält man bequem den Gesamtüberblick über diverse Kalender anderer Personen und ebenso den persönlichen Terminen.
Wie bei jeder Microsoft-Software verhelfen Tastenkombinationen zu erheblich mehr Wirtschaftlichkeit beim Arbeiten. Anstelle von langem Forschen und Klicken kann man einfach einige Shortcuts verwenden und so reichlich Zeit sparen. Man muss sie bloß kennen… Hier die wichtigsten Tastenkombinationen für Outlook: Mit Strg + 1, Strg + 2 und Strg + 3 kann man zwischen den Ansichten E-Mails (1), Kalender (2) plus Kontakte (3) hin- und herwechseln. Mittels Strg + F (Forward) lässt sich eine E-Mail schnell weiterleiten. Eine neue E-Mail kann man via Strg + N (New) generieren.
Dieser Tipp richtet sich an alle Nutzer der Outlook-App. Microsoft hält für die mobilen Nutzungen ein besonders nützliches Feature bereit, um den Posteingang auf dem Smartphone automatisch nach wichtigen und nicht relevanten Nachrichten zu ordnen – so sieht man mobil nur jenes, was man auch tatsächlich sehen sollte. Dazu schlichtweg zwei Posteingänge einrichten: „Relevant“ und „Sonstige“. Damit Outlook die Mails selbst korrekt zuordnen kann, ist es ratsam, am Anfang über die Option „Immer in ‚Relevant‘ verschieben“ (bzw. immer in ‚Sonstiges‘), den Algorithmus anzutrainieren. Je öfter man den „Posteingang mit Relevanz“ nutzt, desto rascher lernt Outlook dazu.
Wussten Sie, dass man in Outlook sogenannte Regularien erstellen kann? So lassen sich Routineaufgaben automatisieren. Beispielsweise könnte man eine Regel generieren, welche alle eingehenden E-Mails, bei denen im Betreff „Rechnung“ vorkommt, in den Ordner „Buchhaltung“ schiebt. Auf diese Weise erspart man sich das immer von Hand durchführen zu müssen.
Im (Arbeits-) Alltag sind wir damit vertraut, dass allerorts dauernd Benachrichtigungen aufpoppen, verschiedenste Töne uns News oder eingehende Anrufe ankündigen und kleine Ziffern für ungelesene Elemente unsere Aufmerksamkeit auf sich ziehen. Für das Gehirn ist dies reiner Stress. Umso wichtiger, zwischenzeitlich mal wirklich abzuschalten. Um die Auszeiten nach Feierabend oder am Wochenende wirklich nutzen zu können, ist es empfehlenswert, in der Outlook App auf dem Handy mit der „Nicht stören“-Einstellung einfach mal für Funkstille zu garantieren. Dadurch hat man nach Arbeitsende oder am Wochenende schon mal wirklich Pause von den ganzen Pop-up- wie auch Push-Benachrichtigungen ….
Ihr IT-Dienstleister in Eichsfeld und Umgebung
Sie sehen gerade einen Platzhalterinhalt von Facebook. Um auf den eigentlichen Inhalt zuzugreifen, klicken Sie auf die Schaltfläche unten. Bitte beachten Sie, dass dabei Daten an Drittanbieter weitergegeben werden.
Mehr Informationen
